Projektaufwand und Arbeitszeiten erfassen und mit einem Klick abrechnen

„Wir vereinen Arbeits- und Projektzeiterfassung in einer Cloud-Anwendung“

Carola Heine: Liebe Vera, für diejenigen, die euch noch nicht kennen: Was macht Clockodo?

Vera Kessler: Clockodo ist eine Softwarelösung für Arbeits-und Projektzeiterfassung in einem Tool. Wir begleiten Unternehmen dabei, ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen und korrekt auszuwerten. Damit ist gemeint, wir bieten professionelle und individuelle Auswertungen an, die den ganzen Aufwand mit Excel-Tabellen, Papier und Stift und unübersichtlichen Sachverhalten überflüssig machen. Zeiterfassung ist mit Clockodo nicht nur eine Pflichtaufgabe, sondern auch effektiv – und macht sogar Spaß.

Carola Heine: Die Menschen haben dafür die Clockodo App auf dem Smartphone und können die Zeiten dort erfassen, wo sie gerade arbeiten und sind. Sie müssen keine Zettel ausfüllen, sich nichts merken und im Nachhinein bestätigen lassen, sondern können einfach einmal tippen oder klicken, die Zeiten erfassen und können zentral und mobil auf alle Funktionen zugreifen, auch für Auswertungen. Habe ich das richtig verstanden?

Vera Kessler: Ja, ganz genau. Clockodo ist eine cloudbasierte Zeiterfassung. Der Hauptzugriff für die Administration erfolgt über den Browser. Dort werden Kunden, Projekte, Budgets und Stundensätze angelegt und verwaltet. Die Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten dann zum Beispiel über die Smartphone-App, indem sie einfach das Projekt und die passende Leistung auswählen und die Uhr starten.

Die Uhr läuft während der Tätigkeit einfach im Hintergrund mit. Beim Start einer neuen Aufgabe, switcht man einfach einmal um. Die Zeit wird dann sofort für das neue Projekt erfasst und man kann hinterher minutengenau gucken: Was habe ich wirklich gemacht? Welche Zeiten habe ich erfasst? Was hat diese Arbeit jetzt genau gekostet?

Carola Heine: Es gibt so viele gut durchdachte Details in eurer App. Für welche Größenordnung Unternehmen ist Clockodo geeignet?

Vera Kessler: Grundsätzlich ist Clockodo für jeden zugänglich. Wir haben keinerlei Beschränkungen und jeder darf Clockodo nutzen. Besonders gut geeignet sind wir aber für die – wie wir sie liebevoll nennen – wissensarbeitenden Menschen, meist mit Büroarbeitsplätzen. Unternehmen bis 50 Mitarbeiter sind unsere Hauptzielgruppe. Aber zu unseren Kunden zählen auch Firmen mit sehr viel mehr Mitarbeitern oder aus ganz anderen Tätigkeitsbereichen, die alle problemlos Clockodo nutzen.

Carola Heine: Firmen erzielen ja auch eine sehr hohe Effizienzsteigerung, wenn sie ihre ganzen manuellen Abläufe auf eine App wie Clockodo umstellen, vor allem mit mehr als dreißig Menschen im Team.

Vera Kessler: Definitiv, zumal Clockodo da mit vielen Grundeinstellungen hilft. Zum Beispiel Sperrfristen für die Bearbeitung, damit nicht die Zeiterfassung von vor drei Monaten noch nachträglich verändert wird. Eine gewisse Nachvollziehbarkeit muss gegeben sein. Änderungen werden auch immer dokumentiert, damit du als Arbeitgeber, als Vorgesetzter oder Projektmanager siehst, wer, wann, wo, welche Zeit erfasst und gegebenenfalls noch mal abgeändert hat. So werden Unklarheiten vermieden.

Carola Heine: Habt ihr typische Kunden? Über die Größenordnung haben wir ja schon gesprochen, aber gibt es Fachgebiete oder Branchen, für die Clockodo besonders geeignet ist?

Vera Kessler: Zeiterfassung brauchen im Endeffekt alle. Wir haben keine wirklich typischen Kunden, weil unsere Software sehr individuell anpassbar ist. Wir decken viele verschiedene Bedürfnisse und Herausforderungen ab. Vom Flugzeugverleih, der die Flugzeiten in Clockodo erfasst, über die klassische Marketing- oder IT-Agentur bis hin zu Forstwirtschaften mit der Erfassung von Maschinen in Bergen und Wäldern ist alles dabei.

Eine große Stärke von Clockodo besteht darin, dass wir mit unseren Interessenten am Anfang direkt ins Gespräch gehen und gucken: „Was ist dein Bedarf, was suchst du, was brauchst du?“ und dann zusammen die perfekte Lösung dafür finden und gucken, wie Clockodo für dich am besten funktioniert.

Carola Heine: Was passiert, wenn ich meinen lexoffice-Account mit Clockodo verbinde?

Vera Kessler: Dann passiert eine sehr praktische Sache: Die in lexoffice vorhandenen Kundinnen und Kunden werden zu Clockodo importiert und direkt miteinander verknüpft. Das heißt, wenn ich zum Beispiel einen Kunden in lexoffice habe, den Herrn Müller, dann wird der auch in Clockodo angelegt. Jetzt kann ich die Zeiten erfassen, in denen ich für Herrn Müller tätig war. Auch mit verschiedenen Stundensätzen für unterschiedliche Leistungen. Wenn ich dann am Monatsende meine Abrechnung mache, sind das zwei Klicks:

Ich gehe in den passenden Bericht und erstelle per Knopfdruck die Rechnung. Die wird automatisch zu lexoffice übertragen, als fertiger Rechnungsentwurf, den ich entweder so direkt herausschicke oder noch einmal bearbeite. In Clockodo sind parallel die Zeiten direkt mit einer Markierung versehen und als abgerechnet hinterlegt, sodass keine Gefahr besteht, dieselben Zeiten im nächsten Monat versehentlich noch mal abzurechnen.

Carola Heine: Zeitersparnis, die Vermeidung eines manuellen Prozesses, direkte Übertragung, keine Fehler, sehr viel Zeit gespart und es kann wieder in der Cloud von allen genutzt werden: sehr komfortabel.

So sieht die Zukunft der Arbeit aus, aber zum Glück bei Clockodo auch schon die Gegenwart. Jetzt muss ich doch mal fragen: Was muss ich dafür lernen? Wie aufwändig ist das?

Vera Kessler: Im Endeffekt musst du gar nichts lernen, denn wir haben unser Sales-und unser Support-Team, die dir immer zur Seite stehen. Im besten Fall kannst du einmal in drei oder vier Sätzen schildern, was deine aktuelle Herausforderung ist – warum du gerade etwas Neues suchst. Wir helfen dir dann, deinen Account richtig einzustellen und vollständig einzurichten, damit du die bestimmten Bereiche und Funktionen kennenlernst, die du brauchst. Alles andere läuft dann von alleine.

Clockodo ist wie lexoffice auch auf eine intuitive, einfache Benutzerführung ausgelegt. Wir haben tatsächlich ganz viele Kunden, mit denen wir nie persönlich sprechen, weil die Bedienung so einleuchtend einfach ist, dass sie gar keine Fragen haben.

Sie klicken sich durch, testen, schließen das Abo ab. Die sind dann jahrelang Kunde, ohne dass wir je von ihnen hören. Weil es keine Fragen gibt, da alles so selbsterklärend ist.

Carola Heine: Das klingt super, wobei es auch gut zu wissen ist, dass man Support bekommt, wenn man ihn benötigt. Wie schwierig ist es denn, Clockodo und lexoffice zu verbinden?

Vera Kessler: Gar nicht schwierig. Das ist tatsächlich nur ein Klick. Man wählt in Clockodo lexoffice aus, wird zu lexoffice weitergeleitet, akzeptiert in seinem Account die Verknüpfung und schon ist die Verbindung hergestellt. Ein Klick genügt, um die Kontakte zu synchronisieren und in Clockodo anzulegen, schon kann man anfangen.

Carola Heine: Das hört sich so an, als könnte man das gut hinbekommen. Habt ihr noch neue Dinge vor in der nächsten Zeit?

Vera Kessler: Das schafft jeder auch alleine, richtig. Wir haben eigentlich immer etwas vor. Genau genommen schauen wir als Clockodo die ganze Zeit sehr genau hin, wie sich die Gesetzeslage zum Thema Arbeitszeiterfassung entwickelt. Das ist ein akutes Thema. Und unser Anspruch ist natürlich, dass wir alles erfüllen.

Clockodo ist darauf ausgelegt, sowohl Arbeits- als auch Projektzeiterfassung in einem Tool direkt aufzunehmen. Es gibt viele andere Zeiterfassungslösungen, die können das eine oder andere besonders gut. Unser Ziel ist es aber, beides in einem Arbeitsschritt zu vereinen. Das Thema Arbeitszeiterfassung ist durch die Urteile vom Bundesarbeitsgericht und EuGH enorm wichtig geworden.

Das Interesse ist groß, Viele fragen sich, was sie da nun genau machen müssen und was nicht. Unser Ziel ist es, den Unternehmen komfortabel eine gesetzeskonforme Lösung zu bieten. Deshalb behalten wir die Entwicklung im Blick und haben das, was in den Gesetzesentwürfen steht, bereits jetzt eingebaut. Bei diesen Themen sind wir die Experten, auf die Unternehmen bauen können. Uns ist es wichtig, dass die Kunden sich nicht fragen müssen, ob eine neue Regelung mit Clockodo funktioniert oder nicht, sie sollen sich einfach auf uns verlassen.

Carola Heine: Das sind sehr gute Werte, lexoffice hält es ebenso mit dem Thema E-Rechnung: Unsere gemeinsamen Kunden können sich darauf verlassen, dass das E für „einfach“ steht und lexoffice E-Rechnungs-ready ist.

Vielen herzlichen Dank für deine Zeit und euch weiter so viel wohlverdienten Erfolg!