Hier kommt die Flut: Informationen verwalten

Informationen verwalten ohne Stress und Aufwand

Wie kannst du dich so organisieren, dass du nicht ständig davon überwältigt bist, Informationen verwalten zu müssen? Die Frage stellt sich uns Selbständigen immer wieder, denn wir müssen ja zu allem Überfluss auch noch in vielen Themen auf dem neuesten Stand bleiben.

Es gibt viele Apps, mit denen du Bookmarks und Links und alle möglichen anderen Dinge verwalten kannst. Du musst dich aber nicht in ein weiteres System einarbeiten und es dann nur nutzen, um Informationen verwalten zu können. Ich selbst möchte eine kostenlose, übergreifende, einfach zu verwaltende und mühelos zu archivierende Lösung für meine Informationsfluten. Hierfür habe ich drei verschiedene Möglichkeiten für mich entdeckt.

1. Eine Mail-Adresse pro Projekt (als Sammeldose)

Wenn ich an einem Projekt arbeite und Infos sammle, richte ich mir dafür und nur dafür eine eigene Mailbox ein. E-Mail-Adressen kosten nichts zusätzlich, zu jeder Domain gehören welche. Dann schicke ich alles, was ich zu dieser Geschichte an Brainstorming habe – an Input, an Ideen, an Links, an Anlagen – mit einem vernünftigen Betreff an meine eigene Mailbox. Wenn ich damit arbeite, habe ich eine Ressource, die ich gut durchsuchen und mit der ich gut Themen wegarbeiten und in Unterordner ablegen kann, weil in dieser Mailbox auch keine anderen Nachrichten dazwischen sind.

2. Eine Textdatei zum Sortieren von To-dos und Infos

Die zweite Möglichkeit, die ich immer wieder gerne nutze, ist eine einfache Textdatei. Der Inhalt muss nicht von Formatierungen befreit werden, wenn ich Links und Input herauskopiere. Die Datei funktioniert auf jeder Plattform und du kannst Ideen einfach mitnehmen, Input verwahren und archivieren. Wenn ich unterwegs bin und mal auf dem Smartphone arbeite, mal auf dem Laptop, dann organisiere ich mein ganzes Leben in einer Notepad-Datei, die ich morgens kurz editiere und in die passende Reihenfolge bringe.

3. Woher kommen meine relevanten Informationen?

Jede:r von uns muss sich in vielen Dingen und über aktuelle Trends immer auf dem Laufenden halten. Egal wohin man schaut und wohin man sieht, es gibt immer zu viele Informationen. Wenn ich mich über etwas informieren und auf dem Laufenden halten will – zum Beispiel über die Algorithmen der Social-Media-Plattformen – dann gehe ich zum Anbieter selbst.

Wenn ich zum Beispiel wissen will, wie TikTok genau funktioniert und alles zeitnah mitbekommen möchte, was sich dort ändert: Dann gehe ich nicht nur auf die Social-Media-Kanäle von TikTok-Experten, sondern ich gehe auf die TikTok Website und auf TikTok for Business, abonniere den Business Newsletter und höre mir an, was der Anbieter selbst zu sagen hat. Das klappt nicht bei allen Plattformen, weil ich nicht alle Netzwerke ihre Änderungen so offen kommunizieren wie Instagram oder TikTok.

Deshalb habe ich jeweils auch noch eine Liste von Experten und Expertinnen zu manchen Plattformen. Nicht die lautesten, sondern solche bei denen ich weiß: diese Menschen wissen, wovon sie reden, weil sie aus verschiedenen Gründen auf eine größere Datenmenge zugreifen können als die meisten User:innen. Deren Vergleiche basieren nicht auf Bauchgefühlen, sondern sie leben davon, dass die Daten vernünftig auswerten und wirklich sagen können, welcher Trend gerade ist bei SEO, in Social Media, Instagram und Co angesagt und welche Algorithmus-Manipulationen wichtig sind.

Apps und Cloud-Anwendungen ergänzen diese Vorgehensweisen sinnvoll

Das sind die Methoden, mit denen ich den Informationsfluten entgegentrete, die drei haben sich bewährt. Außerdem und zwischendurch habe ich natürlich Projektmanagement-Apps und ich Tools wie Trello oder Canva im Einsatz, um Redaktionspläne zu befüllen und die Planung für Abläufe zu machen, Archive zu führen mit Google Drive und Co. Mich würde natürlich auch sehr interessieren, wie andere ihre Informationen verwalten – die meisten werden für solche Zwecke vermutlich eigene Apps einsetzen?

Wenn du jemand bist, der gerne eigene Notizen und Anmerkungen und kopierte Mail-Gespräche und solche Infos zu einem Kundenvorgang nimmt, dann wird es dich freuen zu erfahren: das geht auch innerhalb von lexoffice. Zu den Funktionen, die lexoffice rund um das Kontaktmanagement bietet, gehören das Hinterlegen von Gesprächsnotizen in einer Kundenhistorie, das Hochladen von Dateien oder das Online-Kundenportal.

Das ist super praktisch, weil ihr dafür nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln müsst – und das schlägt dann auch meine geliebte Textdatei 🙂