Kanzlei-Kommunikation optimieren: 7 Stellschrauben für stressfreie Prozesse

Mail kann man nicht entkommen, auch nicht in der Kanzlei-Kommunikation

Ihre Mandantinnen und Mandanten, die Mitglieder Ihres Teams und vermutlich große Teile Ihres Umfelds nutzen E-Mail als Kommunikationskanal und jeder Mensch lebt dabei die eigene Veranlagung aus: Manche antworten sofort, und sei es um Mitternacht. Andere sammeln und antworten dann Stapel ab, wieder andere antworten nur, wenn man eine ausdrückliche Frage stellt oder Aufgabe hat und gelegentlich nicht mal dann.

Dann gibt es noch die zusätzlichen Ebenen: Wer wird per ‚Copy‘ informiert? Wer unsichtbar – und was, wenn man gerne eine separate Sache mit nur einer Person vom Verteiler besprechen würde. Eine sehr einfach zu nutzende Angelegenheit wie Mail wird schnell zu einem Posteingang, der Ihnen ständig zusätzlichen Aufwand macht.

Was können Sie ändern, damit Mailabläufe in Ihrer Steuerkanzlei effizienter werden?

1. Dokumente smarter austauschen

Schicken Ihre Mandant:innen Ihnen Dokumente und Dateien per Mail? Das sollten Sie strategisch abstellen und stattdessen einen Prozess etablieren, mit dem das Dokument ohne Verzögerung, Umweg über Mail und Notwendigkeit einer Einwilligungserklärung im lexoffice Steuerberaterportal landet: Über den Datei-Austausch nämlich.

2. Wiederkehrenden Informationsbedarf automatisieren

Für alle sich wiederholenden Antworten, für Informationsbedarf von bestimmten Gruppierungen unter den Mandant:innen und viele andere Mail-Vorfälle können Sie Vorlagen und Templates erstellen, die benötigten Daten mit Informationen abfragen und damit sofort in das richtige System umleiten. Arbeiten Sie außerdem mit Tags und Filtern, um diese Fälle schnell wiederzufinden.

3. Nutzen Sie KI, um informative Antworten zu formulieren

Vielleicht nutzen Sie bereits ChatGPT, um Inhalte zu erstellen – aber wussten Sie, dass KI auch Ihre Mailantworten formulieren kann? Sie können Inhalt und Tonfall vorgeben: „Bitte Anfrage höflich ablehnen, da wir nur digital aufgestellte Mandate annehmen“ und das Ergebnis dann auch noch verfeinern, kürzen oder anpassen lassen, bevor Sie es versenden.

4. Übertragen Sie Informationen in ein Kundenmanagementsystem

Es gibt die unterschiedlichsten Lösungen auf dem Markt, mit denen sichergestellt wird, dass alle Mitglieder eines Kanzlei-Teams komfortabel Zugriff auf alle relevanten Informationen rund um ein Mandat haben. Dazu gehören auch Mails, binden Sie also die Postfächer direkt oder über Automatisierungen in Ihr CRM ein.

5. Wandeln Sie Information in Aktion um

Fast jede beruflich bedingte E-Mail erfordert eine Reaktion in Form einer Aktion/Antwort. Einige sind dringender als andere, und ein überquellender Posteingang birgt immer das Risiko, dass Dinge untergehen. Sie brauchen ein allen zugängliches Archiv sowie Prozesse und Tools, mit denen Sie Aufgaben auslösen und nachverfolgen und zentral verwalten können. Können Sie E-Mail in Ihre Kanzleisoftware integrieren oder diese mit Outlook verknüpfen?

6. Mail-Anwendungen auf dem Smartphone ebenfalls integrieren

Unsere Arbeitsrealitäten erfordern, dass Sie sich für gute Prozesse und deren Einhaltung darauf einstellen, dass Menschen Mail und andere Tools unterschiedlich nutzen. Jüngere Generationen nutzen bevorzugt mobile Apps und die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten, ohne jedoch nach Feierabend zur Verfügung stehen zu müssen. Die mobil anfallenden Mails sollten ebenfalls in Ihre Kanzleisoftware oder Ihr CRM übertragen werden, Nutzung sollte ohne Bruch im Browser oder mit dem Smartphone möglich sein für alle Abläufe Mails und Mail-Archive betreffend.

7. Schreiben Sie weniger E-Mails

Für pauschale Anfragen können Sie einen Chatbot einsetzen. Für Terminvereinbarungen einen Online-Kalender, der Mandant:innen das eigenständige Umbuchen bei Bedarf ermöglicht. Häufig auftretende Fragen sollten Sie bündeln und in Anleitungen und aufgezeichnete Webinare umwandeln, auf die Sie gegebenenfalls verweisen können. Je eigenständiger und digitaler Ihre Mandant:innen arbeiten, desto erholsamer sieht Ihr Posteingang aus.

Nach dem Kennenlernen ist vor dem Onboarding

Eine weitere Möglichkeit, smartere Kommunikation als bisher zu betreiben, ist ein strategisches Mandant:innen Onboarding. Wenn Sie neue Mandant:innen mit einem gut durchdachten Prozess in Empfang nehmen, müssen Sie deutlich weniger Nachrichten mit Orientierungsbedarf bearbeiten:

Kanzleibetreuer Olaf Clüver zum Thema Onboarding in fünf Schritten in unserem Podcast lex’talk about tax

P.S. Absolut unvermeidbare Mails, die Sie jetzt bald schreiben sollten:

Ihr Posteingang wird in wenigen Monaten deutlich besser strukturiert und übersichtlicher aussehen, wenn Sie ab sofort Ihre Mandate auf lexoffice umstellen, um den neuen gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung entgegenzukommen.

Unser Tipp: Machen Sie es unkompliziert, denn mit lexoffice ist es das. Schreiben Sie das auch Ihren Mandanten, zum Beispiel: „E-Rechnung? Kein Problem, denn wir haben bereits die komfortable Lösung für Sie“ und verweisen Sie darauf, dass Ihre Mandant:innen problemlos und bezahlbar jederzeit zu unserer Unternehmenslösung wechseln können: Bei uns steht das E in E-Rechnung für einfach, und so easy und erträglich kann die Umstellung auch für Ihre Kanzlei aussehen.

Sie haben dazu Fragen? Wir beraten Sie gerne.