Kanzleiführung: Das Hegen und Pflegen von Mitarbeiterbindung

Kommunikation ist der Schlüssel und der erste Schritt

In den letzten Monaten haben wir zahlreiche Studienergebnisse zum Verhalten und der Verfassung von Menschen an ihren Arbeitsplätzen vorgestellt. Ein Trend zeichnete sich ab: viel zu oft scheinen die Führungskräfte in den Firmen oder Kanzleien nicht zu bemerken, wie unzufrieden ihr Team teilweise ist – oder sie haben keine Ahnung, wie sie das wieder ändern können, weil das Tagesgeschäft alle Ressourcen frisst.

Aus diesem Teufelskreis herauszukommen ist einerseits komplex, andererseits ganz einfach:

Sie müssen die Entscheidung treffen, die nötigen Schritte identifizieren, Zeit dafür freischaufeln und sie dann auch umsetzen. Ein sehr sinnvoller erster Schritt ist das, was im amerikanischen Personalwewsen „Stay Interview“ heißt: Ein Gespräch zur Stärkung der Mitarbeiterbindung.

Wir haben einige praxisnahe Vorschläge für Sie, wie solch eine Unterhaltung aussehen könnte, damit der gewünschte Erfolg der Mitarbeiter:innenbindung eintritt. Allerdings sollten einige Voraussetzungen bereits oder noch gegeben sein, damit das Ziel erreicht wird.

Voraussetzungen, damit die Kommunikation gelingt

Augenhöhe muss gegeben sein: Nur in einer offenen Kultur des Vertrauens in Ihrer Kanzlei können Sie bei „Haltegesprächen“ mit brauchbaren Ergebnissen rechnen. Solch ein Gespräch sollte sich als ganz normaler Dialog in die restliche, bereits vorhandene gute Kommunikation einfügen lassen, dazu muss es bereits Transparenz und Vertrauen im Team geben.

Wenn Sie denken, dass Ihre Mitarbeiter:innen zunächst mal zusammenzucken und sich nach dem Sinn fragen werden, sobald sie einen Austausch vorschlagen, sollten Sie sich zunächst um die Kultur in der Kanzlei kümmern – auch ein anspruchsvoller Prozess.

Wichtig ist auch der richtige Zeitpunkt, denn diese Gespräche sollten zeitlich, inhaltlich und von der Art der Kommunikation her von Leistungsbeurteilungen getrennt werden. Außerdem brauchen Sie einen Prozess, damit Sie nicht immer wieder von vorn anfangen mit jeder Mitarbeiterin oder jedem Mitarbeiter. Sprechen Sie beispielsweise nach dem Ende der Probezeit und danach einmal jährlich mit jedem und jeder in der Kanzlei sowie immer dann, wenn eine größere Veränderung stattgefunden hat oder stattfinden soll.

Außerdem geht es nach hinten los, wenn Sie Feedback nur einsammeln, dann aber nichts damit machen.

Auch das gehört zu den Dingen, die Sie sich sehr gut vorher überlegen sollten: Einerseits können Sie nicht beliebig alle Wünsche umsetzen, andererseits sollten sämtliche positiven Veränderungen umgesetzt werden, die kurz- oder langfristig möglich und sinnvoll sind. In der Praxis bedeutet dass: Die Menschen müssen in jedem Fall erfahren, was aus ihren Wünschen und Vorschlägen wird und warum und zwar in einem vertretbaren Zeitrahmen nach dem Gespräch. Alles andere führt zu Frust und zum Gegenteil des gewünschten Effekts.

Gespräche zur Mitarbeiterbindung führen – so geht’s

Ein Gespräch auf Augenhöhe sollte sich nicht nach einer disziplinarischen Maßnahme anfühlen. Daher überlegen Sie doch einfach gemeinsam mit der Person, mit der Sie sprechen wollen, wann und wo es am besten passt. Für beide – nicht nur für Sie.

1. Transparenz

Bevor Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen Termine vereinbaren, sollten Sie transparent das Warum kommunizieren. Erklären Sie, dass Ihr Ziel eine bessere Kanzleikultur ist für Menschen, die Ihrem Unternehmen treu bleiben. Tun Sie das einige Zeit vorher, damit alle den Gedanken sacken lassen und gegebennfalls sogar untereinander diskutieren können.

2. Gute Vorbereitung

Um eine Entwicklung feststellen zu können, die Ansichten verschiedener Menschen miteinander abgleichen zu können und nichts Wichtiges zu übersehen, bereiten Sie am besten einen festen Fragenkatalog vor. Der kann mit einfachen Fragen wie „Was gefällt dir an deiner Arbeit?“ beginnen und dann zu Herausforderungen und Änderungsbedarf übergehen. Ein Dutzend Fragen sind genug.

3. Einen Dialog führen

Die Fragen geben den Rahmen vor, aber es sollte ausreichend Freiraum bleiben für weitere Themen, die im Gespräch garantiert auftauchen werden. Nehmen Sie sich eine Stunde. Überlegen Sie sich vorher, wie Sie souverän auf völlig unerwartete Kritik und Vorschläge reagieren könnten. Beenden Sie das Gepräch immer mit einer klaren Zusage, wie es weitergeht – auch dann, wenn Sie nur einen Termin nennen, wann es das tut.

4. Feedback auswerten

Spätestens ab dem zweiten oder dritten Gespräch im Team werden Sie erkennen können, ob es Probleme gibt, die „nur“ bestimmte Aufgabenbereiche oder die ganze Kanzlei betreffen. Sie brauchen also auch eine Möglichkeit, die Ergebnisse zusammenfließen zu lassen – und vielleicht weitere Termine mit allen, die ähnliche Beobachtungen und Wünsche geteilt haben und sich gegebenfalls schon Lösungen überlegt haben.

5. Umsetzung mit Plan

Ob alleine oder in einer Gruppe mit „Betroffenen“: Ermitteln Sie anhand der gewonnenen Erkenntnisse, welche Maßnahmen für Verbesserungen ergriffen werden können. Aber auch, wie Sie kommunizieren können, was bereits richtig gut funktioniert und wie sich das noch verstärken lässt. Planen Sie nicht vage, sondern mit einem verbindlichen Zeitplan und kurzen bis langfristigen Zielen und den nötigen Schritten zur Umsetzung.

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Wichtig ist: Sollten sich Herausforderungen ergeben, die nicht oder nicht sofort behoben werden können, muss Ihr Team auch das erfahren. Oftmals ist es wichtiger, gehört zu werden, als für alles eine Lösung zu finden – und im Austausch mit frischen Ideen finden sich ohnehin mehr Wege zu einem zufriedenstellenden Zustand.

Vergessen Sie auch nicht den Faktor Innovation. Wie viele Abläufe werden erträglicher dank Automatisierung? Wie groß kann die Entlastung durch selbstbuchende Mandant:innen ausfallen? Das sind Möglichkeiten, die Sie zur Sprache bringen können, wenn es um Überlastung geht, um dann gemeinsam in die Umsetzung zu gehen.

Sie haben dazu Fragen? Wir beraten Sie gerne.