Schnelle und einfache Liquiditätsplanung mit Tidely und lexoffice

Carola Heine: Hallo Franz, wie ist denn die Idee zu Tidely entstanden?

Franz Tauber: Unser Gründer Niclas Storz hat viele Jahre in der Finanzbranche als Berater gearbeitet, war unter anderem Senior Partner bei der Boston Consulting Group. Irgendwann hat er sich dann gesagt, dass er etwas ganz anderes machen will – und um das zu starten, hat er Unternehmensinterviews geführt. Sehr interessant, denn er hat in seinem ganzen Netzwerk gefragt „Wo drückt bei euch eigentlich der Schuh in Sachen Finance?“

Er hat nicht nur ein Dutzend strukturierte Interviews geführt, sondern um die 75. Bei nahezu allen war das Ergebnis: „Beim Thema Finanzen und Liquiditätssteuerung fliegen wir blind. Wir beschäftigen wir uns nicht so gerne mit diesem Thema und wir beherrschen zwar die klassischen Sachen wie Buchhaltung, Umsatz, Gewinn, EBITDA et cetera. Aber Finanzsteuerung auf einem guten Niveau, das haben wir nicht gut im Griff.“

Liquidität ist aber nun mal eine sehr unterschätzte Steuerungsgröße bei Unternehmen. So entstand die Idee, Finanzsteuerung auf einem hohen Niveau, aber mit einfacher Bedienung anzubieten. Das ist die Grundidee von Tidely: Ohne viel Aufwand die wesentlichen Zahlen im Griff zu behalten, zu steuern und zu planen.

Carola Heine: Was genau kann man mit Tidely alles machen?

Franz Tauber: Vereinfacht ausgedrückt starte ich mit einer Ist-Situation des Unternehmens. Tidely wird mit allen Bankkonten, Paypal, Kreditkarten und so weiter verknüpft, holt sich Echtzeit-Daten und ist dann verbunden mit ERP-Systemen, Buchhaltungssystemen wie zum Beispiel auch lexoffice, wo die aktuellen offenen Posten aufgeführt werden. Dann kann Tidely einen Überblick über die aktuelle Liquidität geben. Das ist der einfache Teil. Spannend werden dann Planung und Steuerung.

Tidley plant nach vorne. Ich weiß nicht nur, wie meine Liquididät heute aussieht, sondern kann mir ganz genau anzeigen lassen: Wie sieht meine Liquidität morgen aus? Wie in zwei Wochen? Oder im September? Diese Möglichkeiten sind für Unternehmen essenziell. Es gibt ja nur selten die Situation, dass Liquidität zu jedem Zeitpunkt richtig ist, nie zu viel, nie zu wenig, sondern meistens geschieht das in Wellen.

Diese Wellen zu prognostizieren und damit zu arbeiten, das ist ein wichtiger Teil der Unternehmenssteuerung. Wenn ich heute schon weiß: Im September werde ich einen Liquiditätsengpass haben – denn man kann ja mit tollem Umsatz und tollem Gewinn trotzdem mal irgendwann im Laufe eines Geschäftsjahres in einen Liquiditätsengpass geraten – dann kann ich heute schon darauf reagieren. Wenn ich über eine gute Liquiditätsplanung verfüge.

Dann kann ich strategische Gegenmaßnahmen ergreifen, Factoring oder einen Betriebsmittelkredit beantragen. Umgekehrt ist es genauso: Wenn ich heute schon prognostizieren kann, dass ich irgendwann zu viel Liquidität haben werde, dann kann ich über Investitionen nachdenken oder kann darüber nachdenken, wann der richtige Zeitpunkt ist, um neue Mitarbeiter einzustellen. Oder ich kann vielleicht einen Kredit abtragen, um die Zinsen zu sparen. Das sind die Auswirkungen von Liquiditätsplanung. Dieser Ausblick in die Zukunft mit der Möglichkeit zu steuern, das ist ein wesentliches Feature von Tidely.

Carola Heine: Damit hast du auch schon meine nächste Frage beantwortet: Wozu brauche ich TIDALY, wenn doch lexoffice mir auch auf einen Blick meine Einnahme-/Ausnahme-Situation zeigt? Denn Tidely bietet ja viel mehr als „nur“ diesen Überblick in Echtzeit.

Wer wäre denn ein typischer Kunde für euch – oder habt ihr keine typischen Kunden?

Franz Tauber: Doch, wir haben typische Kunden. Allerdings nicht typisch im Sinne von bestimmten Branchen oder Unternehmensgrößen. Grundsätzlich nutzen KMUs Tidely, denn über 90% der KMUs in Deutschland haben keine oder nur manuelle Liquiditätsplanung, die sind demnach unsere Zielgruppe.
Ein klassischer Tidely-Kunde oder eine typische Tidely-Kundin hat beispielsweise lexoffice im Einsatz, plant die eigene Liquidität aber manuell mit Excel.

Das ist ein Klassiker, denn lexoffice ist eine unserer meistgenutzten Integrationen. Unsere Kunden kommen fast immer aus der Excel-Ecke und haben vorher umständlich und fehleranfällig mit Formeln gearbeitet. Wenn ich dann meine Angebote, Rechnungen und Buchhaltungsthemen mit lexoffice erledige und die Schnittstelle zu Tidely nutze, muss ich nichts weiter tun und kann direkt in Tidely meine Liquidität planen.

Noch ein Beispiel: Tidely bietet die Möglichkeit, Szenarien zu planen. Es gibt ja nicht nur eine Möglichkeit, wie sich mein Unternehmen entwickeln kann, es gibt immer mehrere. Einen Best-Case, einen Worst-Case – aber es gibt zusätzlich noch Überlegungen, die ich anstelle. Eröffne ich eine Filiale in Österreich, stelle ich zwei Vertriebsmitarbeiter ein, kaufe ich eine neue Maschine? Welche Szenarien auch immer ich planen möchte, ich kann sie in Tidely anlegen und gegeneinander planen und sehe dann:

„So würde sich meine Liquidität entwickeln, wenn ich noch ein Büro in Berlin eröffne, und so würde sich meine Liquidität entwickeln, wenn ich das nicht tue.“
So etwas in Excel abzubilden ist einigermaßen mühsam, fehleranfällig und sehr manuell – wer davon weg will, kommt zu uns.

Carola Heine: Das ist sehr spannend. Das heißt, ich kann auch einfach mal irgendwas durchspielen, was ich vorher vielleicht nur als Idee vor mir hergetragen habe. Ein Tool, mit dem ich prüfen kann, ob meine Vorhaben und geschäftlichen Träume sich konkretisieren lassen, ohne großen Aufwand betreiben zu müssen mit Businessplänen, Excel-Listen und so weiter. Diese Möglichkeit dürfte für viele Unternehmen interessant sein, wir haben ja Zeiten des Umbruchs.

Franz Tauber: Genau, in diesen wilden Umbruchszeiten ist diese Möglichkeit sehr nützlich. Sicherlich ist es im negativen Fall auch wichtig, die eigene Liquidität im Griff zu haben. Denn wenn es in eine ganz schlechte Richtung geht, sollte man das natürlich frühzeitig wissen, um gegenzusteuern. Am Ende des Tages ist es im allerschlimmsten Fall auch ein Haftungsthema, das ich mit Tidely auch ein Stück weit ausschließen kann. Denn wir haben integrierte Frühwarnsysteme, wenn es tatsächlich in den roten Bereich rutscht für ein Unternehmen.

Carola Heine: Arbeiten die Firmen auch mit ihrem Steuerberater zusammen mit eurem Tool?

Franz Tauber: Ja, das gibt es durchaus. Es ist möglich, unterschiedliche Unternehmensstrukturen beziehungsweise dann auch Mandantenstrukturen und Konsolidierungskreise in Tidely anzulegen, man kann das gemeinsam mit seinem Steuerberater machen. Es gibt immer auch die Möglichkeit, den Export von Daten in andere Systeme durchzuführen beziehungsweise auch die Option, Reports herunterzuladen im Excel-Format oder als PDF, wenn zum Beispiel die Bank mal was braucht oder der Steuerberater oder der Shareholder. Das geht dann individualisiert auf Knopfdruck.

Wenn ich heute mit einem Tidely-Report zu einer Bank gehe und sage: „Guck mal, im Oktober brauche ich 50.000 €, aber das ist nur eine Delle und die überbrücken wir, wie man anhand dieser professionellen Planung hier sehen kann“, dann ist das natürlich auch wirksamer, als wenn ich meine manuelle Auflistung zeige.

Carola Heine: Das hört sich alles sehr gut an. Wie aufwendig ist es denn, wenn jetzt eine:r von unseren lexoffice-Kund:innen von euch erfährt und sich sagt: „Das hört sich so an, als ob ich das schon lange machen sollte? Und die zweite Frage: Wie aufwendig ist es, Tidely mit lexoffice zu verknüpfen?

Franz Tauber: Tidely mit lexoffice verknüpfen erfordert nur zwei Klicks, wir haben eine direkte Schnittstelle. lexoffice ist die größte Integration, die wir haben.
lexoffice mit Tidely zu nutzen, das ist eine sehr starke Kombination. Aufwändig ist da nichts, wenn man mit Tidely einsteigt, denn wir begleiten mit einem Onboarding-Termin, bei dem wir den Kunden mitnehmen und fragen: „Wie willst du dein Business abbilden? Gibt es irgendwelche Besonderheiten? Was ist für dich wichtig?“ Dieser Onboarding-Termin dauert ungefähr eine Stunde und dann ist man „ready to go“.

Wir haben außerdem einen deutschsprachigen Support, sollte jemand weitere Unterstützung benötigen und halten auch regelmäßig Webinare zu Spezialthemen ab.

Carola Heine: Eine Frage, die ich oft gestellt bekomme, wenn Leute sich bei mir erkundigen nach Tools und Apps: sind die Server in Deutschland?

Franz Tauber: Ja, alles in Deutschland und verschlüsselt, auch die Schnittstellen mit Banken sind reguliert. Wir arbeiten mit Unternehmensdaten und sind uns der Verantwortung bewusst.
Carola Heine: Wie ist der Ablauf, wenn ich Tidely jetzt testen will?

Franz Tauber: Man kann sich Tidely eine Woche lang angucken. Das ist der Start, das machen wir eigentlich immer so, dass am Anfang ein Beratungstermin steht. In dessen Verlauf wird der Test-Account freigeschaltet und man kann sich alle Fragen beantworten lassen, die man eventuell hat. Oder man legt sofort los, das geht natürlich auch. Entweder mit Demo-Daten oder mit den eigenen, denn man kann auch lexoffice einbinden und mit den richtigen Daten arbeiten und ein Gefühl dafür bekommen, ob sich das abbilden lässt, was man haben will. Nach der Testwoche kann man dann die Entscheidung treffen, ob es zielführend ist, mit Tidely zu arbeiten.

Carola Heine: Gibt es einen optimalen Zeitpunkt, um einzusteigen, sollte man bis zu einem Jahreswechsel oder Quartalsanfang warten?

Franz Tauber: Nein, gar nicht. Man kann jederzeit einsteigen. Tidely synchronisiert ja auch rückwirkend die Daten und die Planung. Ich glaube, unser Herzstück ist die Planung der Liquidität für die nächsten Wochen und Monate.

Als Unternehmer:in möchte ich dann regelmäßig reinschauen und abgleichen, ob meine Planung aufgeht oder ob ich irgendwie reagieren muss. Das ist zu jedem Zeitpunkt eine gute Idee in der Unternehmenssteuerung. Einmal eingerichtet, profitiert man von einer großen Zeitersparnis. Viele unserer Kund:innen sagen, dass sie regelmäßig hineinschauen und ein paar Zahlen anpassen, aber der Aufwand ist sehr gering im Vergleich zu den manuellen Analysen vorher und sie haben eine belastbare Liquiditätsplanung und damit ein Gefühl der Sicherheit.

Carola Heine: Es hört sich an wie etwas, das alle KMU sich überlegen sollten, vor allem die Excel-Fraktion. Vielen Dank für deine Zeit und den sehr spannenden Input!