Praxistipps vom Kanzleibetreuer: Dateiaustausch in lexoffice
Warum umständlich und fehleranfällig, wenn es auch ganz einfach geht? lexoffice Steuerkanzleibetreuer Alexander Mayer gibt pragmatische Praxistipps.
lexoffice Kanzleibetreuer Alexander Mayer kennt die alltäglichen Nöten und zu bewältigenden Aufgaben einer Steuerkanzlei und weiß, mit welchen Tipps und Tricks Steuerberater:innen wirksam entlastet werden. In diesem Artikel erklärt Alex, wieso der Dateiaustausch in lexoffice nicht unterschätzt werden oder gar untergehen sollte.
Alexander Mayer
lexoffice Kanzleibetreuer
Mein Name ist Alexander Mayer, gerne einfach „Alex“ und per du. Gestartet bin ich als Steuerfachangestellter, habe aber schnell gemerkt, dass mich alle Digitalisierungsthemen sehr begeistern. Deshalb freue mich seit 2023 als lexoffice Kanzleibetreuer Steuerkanzleien tatkräftig dabei zu unterstützen, effizient mit Mandant:innen zu arbeiten.
Wenn Ihr Fragen habt: Nur her damit! Mich findet Ihr auch auf LinkedIn.
Carola Heine: Hallo Alex, du hast gesagt, dass du dich schon ganz lange nicht mehr damit herumärgern musst, Einwilligungserklärungen für die unverschlüsselte Kommunikation auszufüllen, wenn Mandant:innen Dokumente schicken wollen.
Erklär das doch mal bitte genauer. Das interessiert bestimmt viele Steuerberater:innen und ihr Team.
Alexander Mayer: Gerne. Denn damit kann ich über eine Funktion sprechen, die mir persönlich am Herzen liegt – und ich glaube, sie bekommt bei weitem nicht die Anerkennung, die sie verdient. Es geht um den Dateiaustausch in lexoffice.
Denken Sie mal darüber nach, wie oft so etwas im Arbeitsalltag in der Kanzlei vorkommt: Einer Ihrer Mandant:innen hat beispielsweise gerade einen neuen Mietvertrag abgeschlossen.
In einer Welt vor lexoffice wäre jetzt ein ziemliches Hin und Her nötig gewesen, um diesen Vertrag sicher und effizient in Ihre Hände zu bekommen.
Aber mit der Dateiaustauschfunktion? Ein Kinderspiel: Mandantin oder Mandant lädt den Vertrag hoch, sicher und verschlüsselt – und schwups, landet das Dokument ohne Verzögerung, Umweg über Mail und Notwendigkeit einer Einwilligungserklärung im lexoffice Steuerberaterportal. Sie können sich jederzeit den Download holen.
Aber das ist noch nicht alles. Das geht auch andersherum:
Auch Steuerkanzleien können genauso einfach und sicher Auswertungen und Dokumente zurück an ihre Mandant:innen senden. Diese Funktion des Dateiaustausches in lexoffice vereinfacht also nicht nur den Alltag enorm, sondern ist eine zentrale Austauschplattform mit allem Komfort.
Der Speicher für den Datenaustausch hat Platz für 20 Dateien, danach sollte die älteste Datei wieder gelöscht werden. Bei den MB/GB beziehungsweise der Dateigröße gibt es keine Einschränkung.
Was ich besonders liebe: Das ständige Ausfüllen von Einwilligungserklärungen für die unverschlüsselte Kommunikation gehört der Vergangenheit an.
Eine Sorge weniger auf dem Tisch!
Carola Heine: Klasse. Danke dir für deine Zeit und bis zum nächsten Tipp!
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