Soft Skills für reibungslose Kommunikation

Persönliche und soziale Kompetenzen entscheiden über Erfolg

Von guter Kommunikation im beruflichen Alltag hängt es ab, wie gut die Ergebnisse einer Zusammenarbeit ausfallen – und wie zufrieden alle Beteiligten sind. Nur wenn alles für alle zufriedenstellend läuft, wirst du einen Folgeauftrag erhalten oder gar regelmäßig beauftragt werden. Deshalb zählen nicht nur der erste Eindruck, sondern auch der zweite und dritte und der unter Druck, wenn es Dinge zu klären gibt.

Stößt Du als externe Fachkraft ganz neu zu einem laufenden Projekt hinzu, kommt als Herausforderung hinzu: Du musst Dich mit einem Team zusammenraufen, dessen Strömungen und Hierarchien Du noch nicht kennst. Wie du auf andere zugehst, entscheidet darüber, wie reibungslos diese Integration läuft.

Kreativschaffende kennen den Moment, in dem sich entscheidet, ob ein Auftrag mit oder ohne Briefing besser laufen wird: Gehört die Kundschaft zur Sippe der Micromanager und kippt Dich mit so detaillierten Handlungsanweisungen zu, dass Du blinzelnd auf die Reste Deiner eigenen Ideen schaust … oder wirft man Dir verspielt den hauchfeinen Umriss eines Konzepts zu, um fröhlich auf Dein Potenzial zu setzen?

Zu brauchbaren Soft Skills gehört es auch, potenzielle Sollbruchstellen im Projekt schon vorher zu erkennen und gegenzusteuern – zum Beispiel bröselnde Briefings und ein fehlendes gemeinsames Verständnis über Anzahl und Handhabung der Korrekturschleifen.

Die Vorteile für Menschen mit Soft Skills

Wer gute Kommunikationsfähigkeiten, Empathie und generell eine positive Einstellung mit in Aufträge bringen kann, erschafft ein Vertrauensverhältnis und hat zufriedene Kund:innen. Wenn du dann auch noch in der Lage bist, die Bedürfnisse deiner Kunden und Kundinnen klar zu erkennen und darauf einzugehen, Konflikte proaktiv zu lösen und bei alldem klar und höflich zu bleiben, stärkst du die Kundenbeziehung und wirst zu einem fast unverzichtbaren Teil eines guten Projektteams, auch wenn die anderen sich schon länger kennen oder keine Freelancer sind.

Gute Soft Skills helfen dir dabei, Probleme effektiver zu lösen. Im Dienstleistungssektor stehen Dienstleister:innen immer wieder vor unerwarteten Herausforderungen. Diese dürfen einen dann nicht lähmen, sondern erfordern klare und umgehende Entscheidungen. Wie man diese trifft, lässt sich erlernen: Kritisches Denken auch um die Ecke, Aufgeschlossenheit mit Überblick und Kreativität sind unerlässlich, um schnelle und effektive Lösungen zu finden.

Gute Problemlösungsfähigkeiten ermöglichen es dir, auf jede Art von Kundenanfrage flexibel und kompetent zu reagieren, was ebenfalls die Kundenzufriedenheit erhöht und deinen Ruf als verlässliche Dienstleister:in stärkt.

An Soft Skills arbeiten: Verstanden werden ist keine Selbstverständlichkeit

Nirgends lässt sich wohlmeinend mehr Zeit versenken als in den Untiefen unterschiedlicher Kommunikationsstrukturen. Du kennst den Spruch vom Meeting, das auch eine Mail hätte sein können: Manche Menschen sortieren ihr gedankliches Innenleben lieber in netter Gesellschaft. Andere setzen telepathische Fähigkeiten voraus, wurden durch alte Erfahrungen geprägt (die niemand mit ihnen teilt) oder hoffen, sich um nichts kümmern zu müssen, weil ja jemand beauftragt wurde.

Niemand meint es böse, alle haben das gleiche Ziel, und trotzdem: Absprachen versanden oder werden übererfüllt, zeitraubende Missverständnisse sorgen für schlechte Stimmung – gut zu kommunizieren ist einfach sehr viel schwieriger als gedacht. Das liegt daran, dass jede:r die Welt durch die eigene Brille sieht. Das ist aber etwas, worauf man sich einstellen kann.

Jede:r, der oder die schon einmal versucht hat, anderen eine eigene Lösung zu präsentieren, weiß es aus Erfahrung: Verstanden werden ist keine Selbstverständlichkeit – und der Input anderer kann so spannend wie frustrierend sein, auch wenn er ausbleibt. Am Ende ist alles Verhandlungssache und du kannst durch klare und unmissverständliche Kommunikation viel erreichen, auch die Aufmerksamkeitsspanne des Gegenübers verlängern.

Was immer Du zu besprechen hast, Du solltest klar und deutlich sprechen oder schreiben, wenn es um virtuelle Kommunikation geht.

Nicht nur Nuscheln am Telefon oder im Meeting solltest du vermeiden, auch aktives Mitdenken ist angesagt: Wie oft hast Du in Deinem Leben schon diverse Ordner im Posteingang durchsucht, um den restlichen Vorgang zu finden, auf den sich jemand bezieht?

Sei nicht dieser gedankenlose Kommunikationsgegner, sondern lieber die mitdenkende Person mit Mail-Kompetenz, die alle wesentlichen Messages und Infos unter ihrer Antwort sammelt – in einer einzigen Mail. Das hat dann auch gleich für dich selbst den Vorteil, dass Du gesamte Vorgänge in einer Message archivieren und bei Bedarf wieder vorholen kannst, statt aus Dutzenden von Mails zu stückeln.

Reality Check: Soft Skills und Mail

Hat mein Gegenüber ohne Recherche oder Rückfragen eine Chance zu verstehen, worum es mir geht? Würde ich selbst verstehen, was ich von mir will, wenn ich noch nicht im Bilde wäre? Habe ich dazugeschrieben, bis wann ich warum welche Antwort brauche?

Persönlicher Kontakt ergänzt virtuelle Zusammenarbeit sinnvoll

Vieles geht virtuell, das vollständige Einschätzen einer anderen Person nicht. Mimik, Tonlage und die gesamte Körperhaltung tragen erst zu einem brauchbaren Gesamtbild bei. Daher ist es wichtig, dass Du jede Gelegenheit nutzt, Dich mit den anderen im Projekt auch mal an einen Tisch zu setzen – so manches Poltern sollte nur humorvoll sein, viele scheinbar schroffe Menschen schreiben einfach nicht so gerne und auch Stress kann zu unangenehmen Spitzen im Gespräch führen.

Spitzen, die keine sind und die Du nicht persönlich nehmen wirst, wenn Du Dein Gegenüber besser kennst und Deine erworbenen Soft Skills Dir sagen, wie die Lage einzuschätzen ist.

Dazu kannst Du aktiv beitragen: Wenn alle auf dem gleichen Wissensstand sind, haben es alle leichter. Mit dem Wissen darüber, wie viel einfacher eine gute Kommunikation über Dinge wie Organisation, Termine, Fristen und anstehende Ziele die Projektarbeit für alle macht, sollten alle stets darum bemüht sein, sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten. Klare Absprachen verhindern, dass Aufgaben doppelt und dreifach erledigt werden oder welche liegenbleiben, weil jeder dachte, die anderen sind dran.

Zwar kann es nerven, auch scheinbar banale Dinge gut festzuzurren. Beleidigte, sich zurückgesetzt fühlende Personen nerven aber mehr.

Vor allem, da in einem solchen Fall und bei vielen andern Konflikten und Reibereien zu oft geschwiegen wird – dabei ist es ein weiterer sehr wichtiger unter den Soft Skills, Klartext zu reden und es sofort anzusprechen, wenn etwas stört. Konstruktive Kritik und Lösungsvorschläge sind immer besser als unterdrückte Unzufriedenheit.

Soft Skills in der praktischen Anwendung:

• Verstehen, dass jeder unterschiedlich kommuniziert
• Reibungslose Kommunikation aktiv unterstützen
• Klar und deutlich/unmissverständlich kommunizieren
• Freundlichkeit und Wertschätzung den Tonfall bestimmen lassen
• Für den gleichen Wissensstand bei allen sorgen
• Abläufe besprechen und Vorgehensweisen festlegen

So kannst du an deinen Soft Skills arbeiten

Hier sind zehn Möglichkeiten, die eigenen Soft Skills zu stärken. Wie immer gibt es von Sachbuch über Coaching bis hin zu Kursen online und offline unzählige Möglichkeiten, alleine oder in gemischter Runde an der persönlichen Weiterentwicklung zu arbeiten.

1. Kommunikationstraining
   • Warum: Effektive Kommunikation ist entscheidend in fast jedem beruflichen Kontext.
   • Wie: Nimm an Workshops teil, die sich auf mündliche und schriftliche Kommunikation konzentrieren. Übe aktives Zuhören, smartes Debattieren und klares, prägnantes Sprechen.
2. Feedback-Kultur entwickeln
   • Warum: Konstruktives Feedback hilft, deine Arbeit kontinuierlich zu verbessern und deine Beziehungen zu stärken.
   • Wie: Bitte regelmäßig um Feedback von Kolleg:innen und Kund:innen und lerne, sowohl positives als auch negatives Feedback anzunehmen und zu geben.
3. Emotionale Intelligenz stärken
   • Warum: Der Umgang mit den eigenen Emotionen sowie die Fähigkeit, die Gefühle anderer zu erkennen und anzuerkennen, ist wichtig für den Umgang mit allen Menschen, denen du begegnest.
   • Wie: Arbeite an deinem Selbstbewusstsein, deiner Empathie und deinen zwischenmenschlichen Fähigkeiten durch gezielte Übungen oder Coaching.
4. Konfliktmanagement üben
   • Warum: Konflikte sind unvermeidlich, aber wie du damit umgehst, kann den Unterschied machen.
   • Wie: Lerne Techniken zur Deeskalation und Mediation und versuche, Konflikte frühzeitig und konstruktiv anzugehen.
5. Zeitmanagement verbessern
   • Warum: Gutes Zeitmanagement hilft, effizienter zu arbeiten und Stress zu reduzieren.
   • Wie: Nutze Tools und Methoden wie die Eisenhower-Matrix, Pomodoro-Technik oder To-do-Listen, um Prioritäten zu setzen und Deadlines einzuhalten.
6. Teamfähigkeit ausbauen
   • Warum: In vielen Berufen ist die Zusammenarbeit im Team essenziell.
   • Wie: Nimm an Teambuilding-Aktivitäten teil und arbeite bewusst an deinen Kooperationsfähigkeiten, vielleicht mit einer Mentorin oder einem Mentor.
7. Networking
   • Warum: Ein starkes berufliches Netzwerk kann dir neue Möglichkeiten eröffnen und hilft, Wissen und Ressourcen auszutauschen.
   • Wie: Besuche Networking-Events, trete beruflichen Verbänden bei und pflege Kontakte über Plattformen wie LinkedIn.
8. Präsentationsfähigkeiten verbessern
   • Warum: Überzeugende Präsentationen sind der Schlüssel, um Ideen und Projekte erfolgreich zu verkaufen.
   • Wie: Übe regelmäßig das Halten von Präsentationen, achte auf Körpersprache und Stimme, und nutze visuelle Hilfsmittel effektiv.
9. Kritisches Denken fördern
   • Warum: Kritisches Denken hilft, komplexe Probleme zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
   • Wie: Arbeite an deiner Problemlösungsfähigkeit durch das Lösen von Rätseln, Fallstudien oder Diskussionen über hypothetische Szenarien.
10. Selbstreflexion praktizieren
    • Warum: Selbstreflexion hilft dir, deine Stärken und Schwächen zu erkennen und gezielt an dir zu arbeiten.
    • Wie: Führe ein Tagebuch, in dem du regelmäßig deine beruflichen Erfahrungen und deinen Fortschritt reflektierst, und setze dir klare Ziele für deine persönliche Weiterentwicklung.