Was ist Umsatzsteuer: Alles Wissenswerte für Unternehmer einfach erklärt

Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine Steuer auf Umsätze, die als Gemeinschaftsteuer sowohl dem Bund als auch den Ländern zusteht. Die Umsatzsteuer auf Lieferungen und Leistungen zahlt der private Endverbraucher an den Unternehmer und dieser führt die vereinnahmte Umsatzsteuer ans Finanzamt ab. Die Erhebung der Umsatzsteuer betrifft, bis auf wenige Ausnahmen, alle Konsumabgaben. Das bedeutet, diese Steuerart gilt sowohl für produzierte Waren als auch für erbrachte Dienstleistungen.

Sie können die Vorsteuer entweder im Rahmen der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuererklärung dem Finanzamt melden. Bei diesem Prozess gehen Sie folgendermaßen vor:

• Die Finanzbeamten errechnen die Differenz zwischen der Umsatzsteuer, die Sie dem Finanzamt zahlen müssen, und der Vorsteuer, die Sie vom Finanzamt erhalten.
• Ist der Differenzbetrag positiv, erhalten Sie eine Rückerstattung auf Ihr Konto.
• Ist er hingegen negativ, müssen Sie den Betrag dem Finanzamt überweisen.

Somit sind Unternehmen, die für eingekaufte Güter Umsatzsteuer (also Vorsteuer) bezahlen, im gleichen Zug vorsteuerabzugsberechtigt.

In Verbindung mit der Umsatzsteuervoranmeldung müssen alle Unternehmen – vom Einzelunternehmer bis hin zum Großunternehmen – ihre Umsatzsteuerzahllast berechnen. Diese Kalkulation tritt ein, sobald Produzenten oder Einzelhändler Waren sowie Rohstoffe einkaufen und danach wieder verkaufen.

Ein fiktives Beispiel soll diesen Prozess verdeutlichen:

• Einzelhändlerin Erika Eifrig kauft vom Hersteller „Candle-Star“ eine Duftkerze für 10 Euro, um diese in Ihrem hochwertigen Deko-Geschäft zu verkaufen.
• Die Duftkerze erhält einen Aufschlag von 19 % Umsatzsteuer.
• In diesem Teil des Warenverkehrs muss Erika Eifrig 11,90 Euro für die Duftkerze bezahlen. 1,90 Euro entsprechen in diesem Fall dem Umsatzsteuersatz.
• Darauffolgend verkauft Erika Eifrig die Duftkerze für 23,80 Euro in Ihrem Design-Laden an die Privatkundin Patrizia Prätentiös. 20 Euro sind die Bemessungsgrundlage, 3,80 Euro die Umsatzsteuer.
• Gegen Monatsende bereitet Erika Eifrig Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vor. Dabei müsste sie eigentlich die Umsatzsteuer von 3,80 Euro, die sie von Patrizia Prätentiös erhalten hat, an das Finanzamt abgeben.
• Nachdem Erika Eifrig bei Ihrem Einkauf der Duftkerze bereits 1,90 Euro Umsatzsteuer bezahlt hat, darf sie diese von den 3,80 Euro abziehen und einbehalten.
• Ihre Umsatzsteuerzahllast an die Finanzbehörde umfasst daher 1,90 Euro. Diese übermittelt Erika Eifrig im Zuge Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung.

Es gilt also: Innerhalb des Rechnungswesens müssen Sie bei eingehendem sowie ausgehendem Warenverkehr die Umsatzsteuer sowohl bei Einkäufen als auch bei Verkäufen beachten.

Umsatzsteuerpflichtig sind Unternehmer, die in Deutschland Warenlieferungen oder sonstige Leistungen ausführen und dafür ein Entgelt berechnen, unabhängig davon, in welcher Rechtsform sie ihr Geschäft betreiben. Dies gilt auch für selbstständige Tätigkeiten.

Unternehmer bekommen vom Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag eine Umsatzsteuer-ID zugewiesen. Die Beantragung ist in 3 Fällen notwendig:

• Wenn Warenlieferungen mit Geschäftspartnern in EU-Mitgliedsstaaten erfolgen.
• Wenn statt der normalen Umsatzsteuernummer in der Rechnung nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben wird.
• Im Onlinehandel, wenn Sie Waren über einen elektronischen Marktplatz oder eine Plattform verkaufen.

Ihre Umsatzsteuernummer bekommen Sie auf 2 möglichen Wegen:

• Beim Finanzamt: Sie können im Gründungsfragebogen die Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Diesen Fragebogen müssen Sie bei der Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit ans Finanzamt übermitteln. Dieses informiert das Bundeszentralamt für Steuern, das dem Unternehmer die USt-IdNr. zusendet.
• Beim Bundeszentralamt für Steuern: Beantragen Sie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern nicht bereits im Gründerfragebogen beim Finanzamt, müssen Sie dies über ein amtliches Formular direkt beim Bundeszentralamt für Steuern nachholen. Den Antrag können Sie nicht telefonisch stellen.

Eine Warenlieferung ins Ausland an einen Unternehmer mit Ansässigkeit in einem EU-Mitgliedsstaat ist nur dann umsatzsteuerfrei (= sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung), wenn die vom ausländischen Geschäftspartner genannte USt-IdNr. zulässig ist. Die Zulässigkeit der Umsatzsteuer muss durch eine Online-Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern geprüft und dokumentiert werden.

Das Thema Umsatzsteuer kann für viele Unternehmer herausfordernd sein. Im Zweifel finden Sie ausführliche Informationen in folgenden Gesetzen und Umsatzsteuerrichtlinien: 

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält die Gesetzestexte, an denen sich Unternehmen bei der Ausführung von Lieferungen und Leistungen orientieren müssen. Nicht nur Unternehmer, sondern auch die Finanzverwaltung sowie Gerichte sind das UStG gebunden. Im Umsatzsteuergesetz finden Sie auch die Voraussetzungen für Unternehmer, die die Umsatzsteuer als so genannte Vorsteuer zurückerstattet bekommen möchten, die ihnen in Rechnung gestellt wurde. 

Neben dem Umsatzsteuergesetz finden Sie ausführliche Informationen zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Lieferungen und Leistungen auch in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Bei der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung handelt es sich um eine Rechtsverordnung, deren Ziel es ist, Detailfragen zum Umsatzsteuerrecht zu beantworten und die einheitliche Rechtsanwendung durch Finanzverwaltung und Rechtsprechung bei der Umsatzsteuer zu gewährleisten. 

Neben dem Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung beantwortet der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) viele Zweifelsfragen zum aktuellen Umsatzsteuerrecht. Bei diesem Anwendungserlass handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung, an die grundsätzlich nur die Finanzverwaltung gebunden ist. 

In Deutschland gibt es den Regel-Umsatzsteuersatz, für bestimmte Lieferungen und Leistungen den ermäßigten Umsatzsteuersatz sowie steuerfreie Umsätze:

• Der Regel-Umsatzsteuersatz beträgt 19 %.
• Der ermäßigte Umsatzsteuersatz beträgt 7 %.
• Der Umsatzsteuersatz von 0 % gilt nur für ausgewählte Waren und Dienstleistungen, wie z. B. Versicherungen oder Kreditvermittlungen.

Der Unterschied zwischen 7 % und 19 % Mehrwertsteuer liegt in der Art der Waren und Dienstleistungen. Grundsätzlich gilt der Regelsteuersatz von 19 % für Luxusartikel, während der ermäßigte Steuersatz von 7 % für Artikel des Grundbedarfs gilt.

Nach § 12 Abs. 1 UStG muss der Endverbraucher für Waren und Dienstleistungen den Regelsteuersatz in Höhe von 19 % bezahlen. 

§ 19 Abs. 2 UStG listet Ausnahmen dieses Grundsatzes auf. Danach wird unter anderem bei den folgenden Lieferungen und Leistungen nur der ermäßigte Steuersatz von 7 % fällig: 

• Bei Leistungen aus der Tätigkeit als Zahntechniker
• Bei orthopädischen Hilfsmitteln
• Bei der Eintrittsberechtigung (wie Tickets) für Theater, Konzerte, Museen, sowie die den Theatervorführungen und Konzerten vergleichbaren Darbietungen ausübender Künstler
• Bei Kunstgegenständen
• Bei der Vermietung von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereithält
• Bei schriftstellerischen Leistungen
• Bei Büchern, Zeitungen und Zeitschriften
• Bei lebenden Tieren
• Bei den meisten Lebensmitteln
• Bei Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen
• Beim Personennahverkehr

Urheberrechtlich geschützte Werke werden mit einem ermäßigten Steuersatz von 7 % besteuert. Der ermäßigte Steuersatz  greift immer dann, wenn es um die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten geht, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben.

Das betrifft beispielsweise urheberrechtlich geschützte Texte, Grafiken, Bilder, Zeitungsartikel, Screendesigns, Webtexte und Broschüren – von der im Ghostwriting verfassten Rede bis hin zum im Auftrag erstellten Blogbeitrag. Voraussetzung ist: Die Werke müssen durch eine persönliche geistige Leistung entstanden sein. 

Im Rahmen der Umsatzbesteuerung gibt es noch zwei Unternehmensformen, deren Güter einem außergewöhnlichen Steuersatz unterliegen:

• Für landwirtschaftliche Erträge gilt eine Umsatzsteuer von 7,8 %.
• Auf forstwirtschaftliche Erzeugnisse ist eine Umsatzsteuer von 5,5 % zu verrechnen.

Voraussetzung für diese Regelung ist, dass der gesamte Umsatz des land- bzw. forstwirtschaftlichen Betriebes im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 600.000 Euro ausmachte.

Nicht alle Umsätze, die ein Unternehmer erbringt, sind umsatzsteuerpflichtig. Welche Umsätze umsatzsteuerfrei sind, verrät ein Blick in § 4 des Umsatzsteuergesetzes. Einige Beispiele sind:

• Immobilienverkäufe
• Vermietung
• Schul- und Bildungsleistungen
• Heilbehandlungen von Ärzten, Krankenhäuser etc.
• Bank- und Finanzgeschäfte

• Auslandslieferungen

• Innergemeinschaftliche Lieferungen

• Seeschifffahrt

• Luftverkehr

Die meisten dieser Steuerbefreiungen sind sogenannte „unechte Steuerbefreiungen“. Bei solchen Umsätzen haben Sie keinen Anspruch auf eine Vorsteuererstattung.

Grundlage für die Berechnung der USt ist der Nettopreis der Ware bzw. Dienstleistung.

Beispiel Umsatzsteuer:
Ein Unternehmer verkauft Waren für einen Nettopreis von 1.000 Euro. Je nachdem, um welche Gegenstände es sich handelt und wann der Umsatz ausgeführt wird, löst das den folgenden Umsatzsteuerausweis in der Rechnung und Umsatzsteuerzahlung ans Finanzamt aus. 

Zeitraum:

• ab 1.1.2021

Regelsteuersatz:

• 190 Euro (Entgelt 1.000 Euro x 19 %)

Ermäßigter Umsatzsteuersatz:

• 70 Euro (Entgelt 1.000 Euro x 7 %)

Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, in Ihrer Buchführung ein entsprechendes Konto für die Umsatzsteuer einzurichten. Folgende Buchungen finden auf diesem Umsatzsteuerkonto statt: 

• Verkäufe auf Rechnung: Gerade im Versandhandel bestellen Kunden Ihre Ware oft auf Rechnung. Nach Erhalt der Ware bezahlen sie die offenen Forderungen.
• Verkäufe in bar: Im Einzelhandel findet der Verkauf mit Bargeld statt.
• Reklamationen: Sowohl im stationären als auch im Online-Handel hat es sich mittlerweile eingebürgert, unerwünschte Ware zu reklamieren. Im Rahmen dessen kommt es zu einer Rückbuchung des Betrags und selbstverständlich auch der Umsatzsteuer.
• Preisnachlässe: Wenn Sie Umsatzsteuer buchen, müssen Sie nachträgliche Preisnachlässe beachten. 

Zur Berechnung der Umsatzsteuer können Sie einen Umsatzsteuerrechner benutzen oder einfach diese Faustregel anwenden: 

Umsatzsteuer = Nettowert x Steuersatz 

Kleinunternehmer können die  Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, um so von der Umsatzsteuerpflicht befreit zu werden. Dafür müssen sie sich beim Finanzamt als Kleinunternehmer nach § 19 UStG registrieren lassen. Sie gelten als Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und Sie im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz erzielen werden.

Wenn Sie die Dauerfristverlängerung für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung nutzen möchten, müssen Sie diese nur einmal beim Finanzamt beantragen. 

• Unternehmen, die ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich einreichen, sind zu einer jährlichen Sondervorauszahlung an das Finanzamt verpflichtet. Diese Sondervorauszahlung wird am Jahresende angerechnet.
• Bei einer vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung fällt keine Sondervorauszahlung an. 

Nach der Bewilligung müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung spätestens bis zum 10. des Monats nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldezeitraums elektronisch an das Finanzamt melden. Wenn das Finanzamt die Dauerfristverlängerung einmal genehmigt hat, gilt diese unbegrenzt fort.

Achtung: Bei einer monatlichen Abgabe der Voranmeldung fällt die Sondervorauszahlung jährlich an - und diese muss gegebenenfalls angepasst werden. Hierfür gibt es ein Formular, das beispielsweise über das Elster-Portal ausgefüllt und übermittelt wird.

Wenn Sie innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen erbracht haben – bei denen der Leistungsempfänger ein im EU-Ausland ansässiger Unternehmer ist –, sind Sie grundsätzlich zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) verpflichtet. Die ZM ist ein Bericht, mit dem die Finanzbehörden prüfen können, ob die Umsatzsteuer für verkaufte Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU richtig abgeführt wurde. 

Achtung: Die Meldung erfolgt elektronisch über das Elster-Portal. 

Als Kleinunternehmer haben Sie die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch zu nehmen. Sie gelten als Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € liegen wird.

Wenn Sie sich als Kleinunternehmer angemeldet haben, sind ihre Umsätze steuerfrei - allerdings können Sie keinen Vorsteuerabzug mehr geltend machen. 

Umsatzsteuervoranmeldungen sind monatlich oder vierteljährlich einzureichen. Folgende Übersicht zeigt, welcher Voranmeldezeitraum wann gilt:

• Abgeführte Umsatzsteuer im Vorjahr > EUR 9.000,00 = monatliche Voranmeldung
• Abgeführte Umsatzsteuer im Vorjahr < EUR 9.000,00 = vierteljährliche Anmeldung
• Abgeführte Umsatzsteuer im Vorjahr < EUR 2.000,00 = Befreiung von der Anmeldung

Unternehmer, die ihre Tätigkeit erst begonnen haben, sind in den ersten beiden Jahren immer verpflichtet, monatliche Voranmeldungen einzureichen. Diese Regelung wird allerdings zur Entlastung der Bürokratiekosten für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt. Zur Ermittlung des Voranmeldezeitraums im Gründungsjahr ist die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahres maßgeblich. Dabei gelten die oben aufgeführten Regeln.

Sie müssen die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ans Finanzamt übermitteln. Bei einer monatlichen Abgabepflicht ist dies dann zum Beispiel der 10. des Monats. Ist dieser Tag kein Werktag (also ein Samstag, Sonntag oder ein Feiertag), dürfen Sie auch erst bis zum Ablauf des nächsten Werktags die Voranmeldung übermitteln.

Im Umsatzsteuerrecht gilt grundsätzlich die Soll-Besteuerung – also die Besteuerung nach vereinbarten Entgelten. Das bedeutet konkret: Die Umsatzsteuer ist bereits dann ans Finanzamt abzuführen, wenn die Leistung erbracht wurde – unabhängig davon, ob die Rechnung bereits gestellt wurde oder der Kunde sie schon bezahlt hat. Das kann bei großen Auftragsvolumen zu einer echten finanziellen Belastung für den Unternehmer werden, der die Lieferungen oder Leistungen ausführt. Denn er muss bis zur Bezahlung der Rechnung in Vorleistung treten. 

Beispiel 1: 
Ein Unternehmer führt einen Umsatz im Juli aus. Die Rechnung über 100.000 Euro zzgl. 19.000 Euro Umsatzsteuer wird wegen der Urlaubszeit erst im September gestellt und nach zwei Mahnungen im November vom Kunden beglichen. Folge: Da im Umsatzsteuerrecht der Grundsatz der Besteuerung nach „vereinbarten Entgelten“ gilt, muss der Unternehmer die Umsatzsteuer in Höhe von 19.000 Euro bereits am 10. August in seiner Umsatzsteuervoranmeldung anmelden und ans Finanzamt überweisen. Und das, obwohl er die Umsatzsteuerzahlung vom Kunden erst im November erhält. Schlimmstenfalls muss der Unternehmer also ein Darlehen aufnehmen, um die Umsatzsteuer pünktlich ans Finanzamt zahlen zu können. 

Beispiel 2: 
Es gelten die Bedingungen von Beispiel 1, mit dem Unterschied, dass der Unternehmer die Voraussetzung für die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten erfüllt und das beim Finanzamt beantragt hat. Folge: Der Unternehmer muss bei Zahlung der Rechnung im November die Umsatzsteuer erst im Voranmeldungsverfahren am 10. Dezember anmelden und ans Finanzamt abführen. 

Wenn eine Rechnung sowohl Produkte oder Dienstleistungen mit 19 Prozent als auch solche mit 7 Prozent USt enthält, müssen Sie die jeweiligen Posten separat aufführen. Beispielsweise könnte eine Rechnung so aussehen:

Produkt X (19 % USt): 100,00 EUR
Produkt Y (7 % USt): 50,00 EUR
Gesamtbetrag: 150,00 EUR
Umsatzsteuer 19 %: 19,00 EUR
Umsatzsteuer 7 %: 3,50 EUR
Endbetrag: 172,50 EUR

Als Unternehmer können Sie eine Rechnungskorrektur vornehmen, wenn Sie die Umsatzsteuer zu hoch, zu niedrig oder versehentlich als steuerfreien Umsatz angegeben haben.

Grundsätzlich gilt: Was als Umsatzsteuer ausgewiesen und eingezogen wurde, wird dem Finanzamt geschuldet, auch wenn es sich um einen zu hohen Betrag handelt. Wenn Sie weniger Umsatzsteuer in Rechnung gestellt haben, als korrekt gewesen wäre, schulden Sie dem Finanzamt trotzdem den höheren Betrag. Falsch ausgestellte Rechnungen können zu Nachzahlungen und Sonderprüfungen führen – im Zweifelsfall sollten Sie immer einen Steuerexperten fragen, spätestens wenn eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung anfällt.