Definition
Was wird als Arbeitskleidung (vom Finanzamt) anerkannt?
Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch wird zwischen Arbeitskleidung, Dienstkleidung und typischer Berufskleidung unterschieden.
Unter Arbeitskleidung wird Kleidung verstanden, die aufgrund ihrer Funktion für die Erbringung der Arbeit notwendig ist. Das kann der Schutz der eigenen Kleidung oder der Schutz vor Gefahren sein. Hygienische Gründe können Arbeitskleidung ebenfalls erfordern. Typische Beispiele sind Arztkittel oder Sicherheitsschuhe im produzierenden Gewerbe.
Damit Arbeitskleidung als solche verstanden wird, muss die private Nutzung ausgeschlossen werden. Das ist relevant, wenn die Anschaffungs-, Reinigungs- oder Reparaturkosten abgesetzt werden sollen.
Was ist Dienstkleidung?
Dienstkleidung trägt zur Identifikation bestimmter Berufsgruppen bzw. Funktionen bei. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Polizei- oder Pilotenuniform. Auch bei Dienstkleidung muss das private Tragen ausgeschlossen sein, damit sie als solche gilt.
Was ist Typische Berufskleidung?
Die typische Berufskleidung dient dem Wiedererkennungswert. Das kann im Einzelhandel ein mit Firmenemblem versehenes Oberteil sein, eine einheitliche Kleidung in Schwarz oder das Tragen der aktuellen Kollektion aus Repräsentationszwecken.
Dürfen Arbeitgeber Kleidervorschriften machen?
Grundsätzlich können Arbeitgeber eine Kleiderordnung einführen, sobald die Mitarbeitenden regelmäßigen Kontakt zu Kunden pflegen oder die Arbeit Publikumsverkehr einschließt. Dabei dürfen sich die Vorschriften nur auf sichtbare Kleidungsstücke und Körperteile beziehen. Außerdem müssen Kleidervorschriften gut begründet werden und den betrieblichen Umständen entsprechen. Hierzu gab es bereits mehrere Urteile des Bundesarbeitsgerichts (u. a. v. 13.02.2007). Kleidervorschriften können im Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung schriftlich festgehalten werden.
Voraussetzung für die Einführung von Kleidervorschriften ist die Vereinbarkeit des unternehmerischen Interesses mit dem Persönlichkeitsrecht der Mitarbeitenden. Daher muss laut des Betriebsverfassungsgesetzes § 87 Abs. 1 Nr. 1 der Betriebsrat bei einer geplanten Kleiderordnung die Interessen der Arbeitnehmenden vertreten.
Einführungspflicht von Arbeitskleidung
Der Arbeitgeber hat im Rahmen des Arbeitsschutzes gesetzlich die Pflicht, für Schutz vor gefährlichen Stoffen oder Situationen bei der Arbeit in Form von Schutzkleidung oder auch Arbeitskleidung zu sorgen (§3 Arbeitsschutzgesetz).
Rechtlich erlaubte Gründe für die Einführung einer Kleiderordnung
Einheitliche Kleidung repräsentiert das Unternehmen oder den Beruf und stärkt somit die Marke oder die Corporate Identity. Kunden können anhand der Kleidung Mitarbeitende identifizieren, auch in Restaurants oder im Gesundheitsbereich sorgt die einheitliche Kleidung für Klarheit.
Vorteile einer Kleiderordnung
Einheitliche Kleidung am Arbeitsplatz trägt maßgeblich zur Identifikation und Zugehörigkeit bei, da sie den Teamzusammenhalt durch ein gemeinsames Erscheinungsbild stärkt. Gleichzeitig erleichtert eine klare Kleiderregelung den Arbeitnehmern die tägliche Entscheidung, was sie zur Arbeit anziehen sollen, indem Unsicherheiten bezüglich der Angemessenheit der Kleidung vermieden werden. Diese Praktiken fördern nicht nur ein professionelle Arbeitsumgebung, sondern auch ein Gefühl der Gemeinschaft unter den Mitarbeitern.
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei Arbeitskleidung
In Deutschland regelt § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, dass der Betriebsrat bei der Einführung von Arbeitskleidungsvorschriften mitbestimmen muss. Dies gewährleistet, dass die Interessen der Arbeitnehmer bei Kleidervorschriften berücksichtigt werden, was die Akzeptanz und die Einhaltung der Regeln im Arbeitsalltag fördert. Der Betriebsrat sorgt auch dafür, dass die Richtlinien zur Arbeitskleidung fair umgesetzt und gesetzliche Standards eingehalten werden.
Info
Angemessene Umkleidemöglichkeiten sind Pflicht
Das Tragen von Dienst- oder Arbeitskleidung auf dem Weg zur Arbeitsstätte ist ein Eingriff in die private Lebensführung der Arbeitnehmenden. Daher sind Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden Kleidungsvorschriften machen, dazu verpflichtet, angemessene Umkleidemöglichkeiten zu bieten. Toiletten und ein gemeinsamer Umkleideraum sind dafür nicht geeignet.
Welche Kleidung müssen Arbeitgeber stellen?
Arbeitgeber sind nach dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 3 ArbSchG) dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitenden erforderliche Schutzkleidung bereitzustellen. Schutzausrüstungen können durchaus komplex sein. Daher sollten Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden bei der richtigen Handhabung der Schutzkleidung anleiten. Um den Schutz von Mitarbeitern zu gewährleisten, müssen Unternehmen die Kleidung regelmäßig prüfen, für die richtige Funktionsfähigkeit sorgen und abgenutzte Schutzkleidung entsorgen.
Möchten Arbeitnehmende aus eigenem Interesse Schutzkleidung tragen (bspw. zum Schutz der eigenen Kleidung) sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Kosten dafür zu übernehmen. Arbeitnehmende können jedoch eine Kostenbeteiligung in Form einer Zuzahlung für die Arbeitskleidung aushandeln.
Meist ist die Kostenbeteiligung an Arbeitskleidung im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung geregelt. Unabhängig von der Bereitstellung von Schutzkleidung, gibt es keine Verpflichtung für Arbeitgeber, die Kosten für Arbeitskleidung zu übernehmen.
Finanzielle Unterstützung für Arbeitskleidung durch den Arbeitgeber
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Arbeitskleidung, einschließlich Schutzausrüstungen und Dienstuniformen, ihren Mitarbeitenden steuerfrei zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus können sie steuerfreie Zuschüsse für die Anschaffung typischer Berufskleidung gewähren, sofern ein gesetzlicher oder betrieblicher Anspruch darauf besteht. Diese Gelder für Arbeitskleidung vom Arbeitgeber decken oft auch pauschale Zuschüsse ab, die dazu dienen, die üblichen Kosten für Abnutzung von beispielsweise Arbeitsschuhen zu decken und sind ebenfalls steuerfrei.
Nicht nur die Bereitstellung, sondern auch die Instandhaltung der Arbeitskleidung wird oft vom Arbeitgeber übernommen. Dies umfasst unter anderem die Kosten für die Reinigung der Schutzkleidung. Zudem besteht die Möglichkeit, Ersatzansprüche für Schutzkleidung zu stellen, besonders wenn diese durch die Arbeit beschädigt wird. Diese Erstattung von Arbeitskleidung vom Arbeitgeber dient nicht nur der Sicherheit der Mitarbeitenden, sondern auch der Aufrechterhaltung der betrieblichen Standards und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Info
Übernahme von Reinigungskosten durch den Arbeitgeber
Die finanzielle Beteiligung des Arbeitgebers an den Reinigungskosten für Arbeitskleidung, auch „Wäschegeld“ genannt, wird in der Lohnabrechnung klar dokumentiert und folgt klar definierten steuer- und beitragsrechtlichen Regeln. Wäschegeld, das an den Arbeitnehmer für die Reinigung von Berufskleidung gezahlt wird, ist in der Regel steuerfrei und damit auch beitragsfrei zur Sozialversicherung. Dies gilt allerdings nur, wenn es sich um typische Berufskleidung handelt, die ausschließlich während der Arbeitszeit getragen wird und sich üblicherweise in der Höhe an den tatsächlichen Kosten für die Reinigung orientiert.
Für nicht berufstypische Kleidung, die der Arbeitnehmer auch privat nutzen könnte, sieht die Situation anders aus. Hier ist das gezahlte Wäschegeld steuerpflichtig und somit auch beitragspflichtig als Arbeitsentgelt. Gleiches gilt für die Erstattung von Kosten für die Reinigung privat beschaffter Arbeitskleidung. In diesen Fällen werden die Reinigungskosten als Vorteil aus dem Arbeitsverhältnis angesehen und entsprechend versteuert.
Arbeitskleidung absetzen
Arbeitskleidung kann steuerlich abgesetzt werden, wenn die Gegenstände nachweislich überwiegend beruflich verwendet werden. Bürgerliche Kleidung, die auch im Alltag getragen werden kann, zählt nicht zur Berufskleidung und kann deshalb nur in Ausnahmefällen abgesetzt werden. Haben Mitarbeitende, bspw. aufgrund ihres Jobs, einen hohen Verschleiß an bürgerlicher Kleidung, ist das Absetzen dieser Kleidung möglich.
Diensthemden, Anzüge und Kostüme z. B. für die Luftfahrt (auch mit abnehmbarem Emblem) oder Sportkleidung für die dienstliche Teilnahme am Sport sind Beispiele für Kleidung, die steuerlich absetzbar ist.
Nicht absetzbar sind Schuhe, Socken etc., die zur Uniform getragen werden oder „normale“ weiße Hosen, wie bspw. Ärzte sie tragen. Dabei gilt der Grundsatz: Sobald Kleidung auch im Alltag getragen werden kann und nicht vorrangig betriebliches Interesse am Tragen der bürgerlichen Kleidung besteht, gilt sie nicht als Berufskleidung und kann daher nicht steuerlich abgesetzt werden. Ist dem oder der Arbeitgeber ein einheitliches Erscheinungsbild im Rahmen der Corporate Identity wichtig, ist das betriebliche Interesse im Vordergrund und die bürgerliche Kleidung in dem Fall absetzbar, auch wenn die Kleidung privat getragen werden kann.
Info
Eindeutigkeit nicht immer gegeben
Ob Kleidung als Arbeits- oder Berufskleidung eingeordnet wird, ist nicht immer eindeutig. Notwendige Schutzkleidung und Kleidung, die nicht privat getragen werden kann, zählen immer als Arbeitskleidung. Alle anderen Szenarien müssen im Einzelfall geprüft werden.
Reparatur und Reinigung
Abzugsfähig sind bei Arbeitskleidung nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch Instandhaltungs-, Verlust- und Reinigungskosten. Das heißt, wenn Sie die Arbeitskleidung regelmäßig in die Reinigung geben, können Sie auch diese Kosten steuerlich absetzen.
Wird Kleidung im Arbeitskontext beschädigt, können Arbeitnehmende laut § 670 BGB die Kosten für die Reparatur oder für Ersatz bei ihrem Arbeitgeber einfordern. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Arbeitskleidung oder berufliche Kleidung handelt. Allerdings ist nur der Restwert der Kleidung und nicht der Neuwert abzugsfähig.
Die Arbeitsmittelpauschale
Wenn Sie als Arbeitgeber Kleidung absetzen, die Sie Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, können Sie das über die Betriebsausgaben. Haben Arbeitnehmende Berufskleidung angeschafft, können diese die Kosten als Werbungskosten absetzen. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, über die Werbungskosten eine Pauschale für Arbeitsmittel von 110 Euro einzufordern. Bis zu diesem Betrag verzichtet das Finanzamt auf Nachweise für die Ausgaben von Arbeitskleidung. Wird der Betrag überschritten, müssen Mitarbeitende die Belege für die Kleidung aufbewahren und auf Nachfrage dem Finanzamt übergeben.
Das gilt für Selbstständige
Auch Selbstständige können die Kosten für ihre Arbeitskleidung steuerlich absetzen. Voraussetzung dafür ist ebenfalls, dass die Kleidung nicht im Privaten getragen werden kann. Dient die Berufskleidung bspw. auf Messen zu Werbezwecken, sollte das Logo klar erkennbar und präsent sein, sodass den Pullover oder das T-Shirt niemand in seiner Freizeit tragen würde.
Bei Selbstständigen ist außerdem wichtig, dass der Job, für den die Kleidung relevant ist, hauptberuflich ausgeübt wird. Kleidung für nebenberufliche Arbeit kann nicht abgesetzt werden. Wenn Sie als Selbstständiger die Kosten für Kleidung absetzen möchten, können Sie das über Ihre EÜR als Betriebsausgaben deklarieren.
Checkliste
Um Arbeits- bzw. Berufskleidung abzusetzen, sollten die folgenden Punkte erfüllt werden:
- Es muss sich um notwendige Schutzkleidung handeln oder ein klarer betrieblicher Grund vorliegen.
- Die Kleidung sollte im Privaten nicht getragenwerden können, weil es sich dann um bürgerliche Kleidung handelt, die zu Aufwendungen der allgemeinen Lebensführung zählt.
- Liegt betriebliches Interesse für das Tragen einheitlicher Kleidung vor (Repräsentationszwecke, Corporate Identity), kann auch bürgerliche Kleidung abgesetzt werden.
- Wurde Kleidung während der Arbeitszeit beschädigt, kann der Restwert bzw. die Reparatur steuerlich abgesetztwerden. Dabei ist nicht relevant, ob es sich um Arbeitskleidung oder Privatkleidung handelt.
- Jegliche Kosten zur Reinigung oder Instandhaltung können abgesetzt werden.
- Für Selbstständige: Der Beruf muss hauptberuflichausgeübt werden.
