Rechnungskorrektur

Die Rechnungskorrektur bei falschen Rechnungen

Eine Rechnungskorrektur muss vorgenommen werden, wenn bei der Erstellung einer Rechnung ein Fehler passiert ist. Es besteht ein Anspruch auf eine korrekte Rechnung beziehungsweise muss eine Rechnung korrekt sein, damit die Vorsteuer abgezogen werden kann. Allerdings dürfen Rechnungen nicht einfach bearbeitet werden. Stattdessen muss eine Rechnungskorrektur erfolgen.

Wie schreibe ich eine Rechnungskorrektur?

Für Rechnungen gelten die gesetzlichen Regelungen, die im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt sind. Das beinhaltet bestimmte Pflichtangaben. Nur, wenn eine Rechnung diese Pflichtangaben enthält, kann die Vorsteuer auf der Rechnung geltend gemacht werden.

Die Pflichtangaben sind diese:

• Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung erstellt
• Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsempfänger:in
• Ausstellungsdatum
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Bezeichnung der Leistung oder Produkte
• Umfang oder Menge der Leistung oder Produkte
• Datum der Leistungserbringung oder Lieferung
• Netto-Betrag (pro Artikel und gesamt)
• Brutto-Betrag (sofern Umsatzsteuer ausgewiesen wird)
• Einen Verweis auf Steuerbefreiung (sofern keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird)
• Hinweise auf Gutscheine, Rabatte oder zuvor vereinbarte Minderungen des Entgelts (sofern vorhanden)

Die Kleinbetragsrechnung setzt ein paar weniger Pflichtangaben voraus:

• Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung erstellt
• Ausstellungsdatum
• Bezeichnung der Leistung oder Produkte
• Umfang oder Menge der Leistung oder Produkte
• Gesamtbetrag (inklusive Umsatzsteuer, sofern diese ausgewiesen wird)
• Steuersatz von 7 oder 19 Prozent oder Verweis auf Steuerbefreiung

Eine Rechnungskorrektur ist also notwendig, wenn diese Pflichtangaben nicht vollständig auf der Originalrechnung vorhanden sind. Dabei ist aber zu beachten, dass nicht jeder Tippfehler eine Rechnung direkt ungültig macht. Sofern die Pflichtangaben auf der Rechnung verständlich angegeben sind, ist die Rechnung in Ordnung. Nur, wenn nicht klar erkennbar ist, was gemeint ist, muss eine Rechnungskorrektur vorgenommen werden.

Ein Beispiel wäre, wenn vergessen wird, den Steuersatz für die Umsatzsteuer anzugeben. Insgesamt ist alles klar und deutlich auf der Rechnung vorhanden, aber der verwendete Steuersatz kann nicht identifiziert werden. Es muss also eine Rechnungskorrektur vorgenommen werden.

Wie diese Rechnungskorrektur aussehen muss, kommt darauf an, ob die Rechnung bereits verbucht wurde oder nicht.

Die Rechnungskorrektur bei noch nicht verbuchten Rechnungen

Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt und verbucht wurde, muss nicht zwingend eine Rechnungskorrektur geschrieben werden. Stattdessen reicht es aus, eine neue Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer zu schreiben, in der die korrekten Angaben vorhanden sind.

Eine Alternative ist ein Berichtigungsdokument, in dem die fehlerhaften Angaben korrigiert werden. Der oder die Rechnungsempfänger:in muss dieses Dokument dann gemeinsam mit der Rechnung ablegen und archivieren.

Das Berichtigungsdokument muss eindeutig der Rechnung zugewiesen werden können. Deshalb müssen darin ein Verweis auf das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer enthalten sein. Dazu kommen die berichtigten Fehler und Name sowie Adresse des oder der Rechnungssteller:in.

Wenn der Fehler auffällt, bevor die Rechnung versendet wird, kann dieser auch handschriftliche auf der Rechnung korrigiert werden. Diese Korrektur muss mit einer Unterschrift bestätigt werden. Wichtig ist, dass von der korrigierten Rechnung auch eine Kopie für die eigene Archivierung gemacht wird.

Die Rechnungskorrektur bei bereits verbuchten Rechnungen

Wurde die Rechnung bereits bezahlt und verbucht, ist mehr Aufwand nötig. Die Rechnung darf dann nicht mehr nachträglich verändert werden. Stattdessen muss die Rechnung storniert werden.

Dafür schreiben Sie eine Stornorechnung. Das ist im Grunde eine umgekehrte Rechnung, in der die vorherige Rechnung zurückgenommen und -erstattet wird. Die Rechnung wird dadurch neutralisiert beziehungsweise ungültig. Die Stornorechnung muss unbedingt ebenfalls die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum enthalten, damit sie richtig zugeordnet werden kann.

Zusätzlich zu der Stornorechnung muss anschließend eine weitere, korrekte Rechnung geschrieben werden. Diese neue Rechnung muss eine neue fortlaufende Rechnungsnummer bekommen. Die alte Rechnungsnummer sollte aber für die Zuordnung ebenfalls angegeben werden.

Eine Rechnungskorrektur buchen

Bei der Buchung der Rechnungskorrektur muss nichts besonderes beachtet werden. Wurde zuvor bereits die falsche Rechnung verbucht, muss diese Buchung zurückgenommen werden. Stattdessen wird dann die neue Rechnung verbucht.

Bei korrigierten Rechnungen wird die korrigierte Version gebucht. Es wird auch in jedem Fall die aktuelle Version einer Rechnung abgelegt und archiviert.

Worauf muss bei einer Rechnungskorrektur geachtet werden?

Ganz wichtig ist es, darauf zu achten, dass bei einer Rechnungskorrektur keine neuen Fehler entstehen. Eine falsche Rechnung ist ärgerlich, aber leicht zu korrigieren. Eine falsche Rechnungskorrektur ist ärgerlich und kann Kunden oder Kundinnen kosten, die auf diesen Ärger keine Lust haben. Vor allem zeugt es von schlechter Organisation oder schlicht Unfähigkeit, wenn sich Fehler in dieser Form aneinanderreihen.

Die Zuordnung von Originalrechnung und Rechnungskorrektur muss jederzeit leicht nachzuvollziehen sein. Deshalb muss unbedingt in beiden Varianten das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer angegeben werden.

Sinnvoll ist es auch, direkt mit dem oder der Rechnungsempfänger:in in Kontakt zu treten. Das kann eventuell verhindern, dass eine falsche Rechnung bezahlt wird. Dann kann der Kunde oder die Kundin auf die korrigierte Rechnung warten.

Der Kontakt kann aber auch bei einer bereits bezahlten Rechnung stattfinden, um Kund:innen darüber zu informieren, dass die Rechnung nicht vollständig war und wie damit im weiteren Verlauf umgegangen wird.

Außerdem ist es wichtig, dass die Rechnungen in der Buchhaltung korrekt abgelegt und archiviert werden.

Rechnungskorrektur oder Gutschrift?

Achtung! Seit einigen Jahren darf eine Rechnungskorrektur nicht „Gutschrift“ genannt werden. Zwischen der Rechnungskorrektur und der Gutschrift wird strikt unterschieden. Deshalb ist es ratsam die Begriffe Rechnungskorrektur oder Stornorechnung zu verwenden.

Eine Gutschrift wird im umsatzsteuerrechtlichen Sinne von den Kund:innen erstellt und im kaufmännischen Sinne meistens mit einer Warenrücknahme verbunden.

Rechnungskorrekturen vermeiden

Fehler passieren. Das lässt sich insgesamt nicht vermeiden. Man kann aber gewisse Vorkehrungen treffen, um fehlerhafte Rechnungen zu vermeiden.

Immer hilfreich ist das sogenannte Vier-Augen-Prinzip. Das bedeutet, noch jemand anderen über die Rechnung drüber schauen zu lassen, bevor sie versendet wird. Fremden Augen fallen Fehler häufig eher auf.

Haben Sie bei einer neuen Rechnung eine falsche Rechnungsadresse angegeben, geht das im Zweifel zu Lasten der Empfänger:in.

Wie lange eine Rechnung korrigiert werden kann, ist gesetzlich nicht festgelegt. Trotzdem ist es natürlich ratsam, Rechnungskorrekturen zu vermeiden.

Ebenfalls sinnvoll ist es, Vorlagen für Rechnungen zu verwenden, in denen nur noch die individuellen Angaben geändert werden müssen. Eine Rechnungsvorlage hat bereits alle Pflichtangaben vorgeschrieben und sie müssen nur noch ausgefüllt beziehungsweise angepasst werden.

Sie können eine kostenlose Rechnungsvorlage von lexoffice herunterladen. Sie finden Rechnungsvorlagen für so gut wie alle Anliegen auf der Vorlagen-Seite.

Nur der Rechnungsaussteller darf die Rechnung berichtigen

Dabei reicht es jedoch nicht aus, wenn er die Berichtung lediglich in seinen Unterlagen vornimmt; auch der Rechnungsempfänger muss darüber informiert werden. Denn dieser darf die fehlenden Angaben nicht selbst ergänzen – auch dann nicht, wenn es sich um einen fehlenden Steuerausweis oder um aus den Bruttobeträgen herauszurechnende Steuern handelt. Dies gilt selbst dann, wenn der Rechnungsaussteller der „Ergänzung“ zugestimmt hat.