Angebot schreiben
So heben Sie sich von der Konkurrenz ab
Inhaltsverzeichnis
Ein sorgfältig erstelltes Angebot bietet die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag auf einen Blick darzustellen. Außerdem ist es rechtlich bindend und dient somit als Beweismittel im Streitfall. Worauf Sie achten sollten, wenn Sie ein Angebot schreiben, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist ein Angebot?
Ein Angebot ist nicht nur eine bloße Auflistung von Produkten oder Dienstleistungen, sondern vielmehr ein maßgeschneidertes Konzept, das auf die Interessen und Bedürfnisse der Kund:innen zugeschnitten ist. In diesem Konzept werden nicht nur Art und Menge der verfügbaren Leistungen oder Güter definiert, sondern auch der Preis und eventuelle Versandkosten konkretisiert. Darüber hinaus werden die voraussichtlichen Lieferfristen, die Zahlungsbedingungen und die Gültigkeitsdauer des Angebots festgelegt. Ein Angebot ist somit eine Art Vertrag, der – sobald er von den Kund:innen akzeptiert wird – rechtlich bindend ist.
Unterschied zu Kostenvoranschlag
Während die im Angebot festgelegten Konditionen rechtlich bindend sind, ist ein Kostenvoranschlag stets unverbindlich. Das heißt, dass der:die Kund:in Preisabweichungen vom Kostenvoranschlag hinnehmen muss.
Warum sollten Sie ein Angebot schreiben?
Ein individuell erstelltes Angebot kann ein effizientes Instrument sein, um neue Geschäftsbeziehungen aufzubauen und bestehende zu festigen. Es ist wichtig, den Aufwand und die Kosten, die mit der Erstellung eines solchen Angebots verbunden sind, in Relation zum potenziellen Nutzen zu sehen.
Hinweis: Formlose E-Mails und mündliche Angebote sind rechtlich genauso bindend wie ein schriftliches Angebot, sofern keine besonderen Klauseln dies ausschließen. Sie bieten jedoch deutlich weniger Sicherheit, da es logischerweise nichts gibt, worauf man sich im Streitfall berufen könnte. Daher sollten bei mündlichen Angeboten auf jeden Fall Zeug:innen anwesend sein, die die Annahme des Angebots bestätigen können. Wichtig ist auch, dass ein mündliches Angebot nur sofort angenommen werden kann. Ohne Annahme ist das Angebot nach Beendigung des Gesprächs nicht mehr rechtsverbindlich.
Detaillierte, schriftliche Angebote ermöglichen Ihnen, alle relevanten Aspekte klar und verständlich darzustellen und die Bedingungen zu präzisieren. Zudem schafft es Vertrauen bei den potenziellen Kund:innen und bietet Ihnen die Möglichkeit, die Vorteile einer Zusammenarbeit hervorzuheben. Durch ein sorgfältig ausgearbeitetes Angebot können Sie den Wert Ihrer Dienstleistungen oder Produkte besser kommunizieren und potenzielle Kund:innen von einer Zusammenarbeit überzeugen. Es dient auch als Beweismittel, falls es zu Unstimmigkeiten kommen sollte. Ein gut durchdachtes schriftliches Angebot ist daher eine wertvolle Investition, die zum Aufbau und zur Pflege profitabler Geschäftsbeziehungen beitragen kann.
Angebote schreiben mit lexoffice
Mit lexoffice als Angebotssoftware an Ihrer Seite schreiben Sie nicht nur individuelle Angebote inkl. Alternativpositionen und vielen Funktionen mehr. Ihre Kund:innen können die Angebote auch per Klick annehmen. Und Sie überführen das Angebot dann unkompliziert in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung. Ein Klick. Erledigt.
- Angebote schreiben mit Alternativpositionen, Freitextpositionen oder optionalen Positionen
- Smarte Funktionen zur Angebotsannahme für Ihre Kund:innen
- Auftrags-Turbo einschalten
Was muss in einem Angebot stehen?
Ein vollständiges Angebot sollte die folgenden Informationen enthalten:
- Vollständiger Name und Postanschrift des:der potenziellen Kund:in
- Firmenname und Kontaktdaten Ihres Unternehmens, einschließlich E-Mail- und Internetadresse
- Bankverbindung: Hier geben Sie Ihre Bankverbindung an. So weiß der:die Kund:in, wohin er:sie das Geld überweisen soll.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (gilt für Sie die Kleinunternehmerregelung können Sie alternativ die 13-stellige Steuernummer ausweisen oder auf die Kleinunternehmerregelung verweisen)
- ggf. die Handelsregisternummer Ihres Unternehmens
- ggf. Kontaktdaten der zuständigen Behörde, wenn Sie einer erlaubnispflichtigen Beschäftigung nachgehen
- Eine eindeutige Angebotsnummer für die Nachverfolgung und Kommunikation
- Ausführliche Beschreibung der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen
- Kostenaufstellung: Eine detaillierte Liste der Kosten für jede einzelne Position, einschließlich der Gesamtkosten
- Liefer- und Zahlungsbedingungen: Informationen darüber, wann und wie die Produkte oder Dienstleistungen geliefert werden und wie der:die Kund:in zu zahlen hat.
- Zusatzkosten und Rabattmöglichkeiten: Falls es zusätzliche Kosten gibt oder Rabatte möglich sind, sollten diese ebenfalls angegeben werden.
- Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdauer des Angebots: Hier geben Sie an, wann das Angebot erstellt wurde und wie lange es gültig ist.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen und Gerichtsstand: Der Kunde sollte wissen, welche Vertragsbedingungen gelten und welches Gericht zuständig ist, falls es zu rechtlichen Streitigkeiten kommt.
- Kundennummer: Wenn es sich um einen wiederkehrenden Kunden handelt, sollte auch seine Kundennummer angegeben werden.
Optionale Inhalte eines Angebots
Neben den obligatorischen Angaben können Sie Ihrem Angebot einige optionale Informationen hinzufügen:
- Angabe der Kontaktperson(en) in Ihrem Unternehmen
- Zusätzliche Kontaktinformationen wie alternative Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Firmenwebsite oder Social-Media-Kanäle
- Angabe des Gerichtsstands, falls nicht bereits in den AGB enthalten
- Kunden-, Angebots- oder Rechnungsnummer zur besseren Zuordnung von Dokumenten
- Optionale Angebote oder Positionen, deutlich gekennzeichnet und separat aufgeführt
- Persönliche Unterschrift, bei elektronischer Korrespondenz idealerweise eingescannt
- Einbindung von Logos, sowohl Ihr eigenes Firmenlogo als auch das des:der Interessent:in
Kann ein Angebot nachträglich geändert werden?
Eine nachträgliche Änderung eines bereits versendeten Angebots ist unter bestimmten Umständen möglich und manchmal auch notwendig. Solange das Angebot von den Kund:innen noch nicht angenommen wurde und der Vertrag somit noch nicht rechtskräftig ist, können Sie das Angebot problemlos anpassen. Dies kann aufgrund von Änderungen der Preise, der Verfügbarkeit oder der Lieferbedingungen notwendig sein.
Es ist jedoch wichtig, Änderungen klar und transparent zu kommunizieren und sicherzustellen, dass die Kund:innen die neuen Informationen verstehen. Sollten sich nach der Annahme des Angebots Fehler herausstellen, können Änderungen nur mit deren Zustimmung vorgenommen werden. Bei offensichtlichen und schwerwiegenden Fehlern, wie beispielsweise einem Tippfehler bei der Preisangabe, kann das Angebot möglicherweise auch ohne Zustimmung des:der Vertragspartner:in zurückgezogen werden.
Sie können auch von dem Vertrag zurücktreten, dies kann jedoch Schadensersatzansprüche nach sich ziehen und das Vertrauen der Kund:innen in Sie als Dienstleister:in schwächen. Daher ist es wichtig, das Angebot vor dem Versand sorgfältig zu prüfen. Das Vier-Augen-Prinzip, bei dem eine zweite Person das Angebot gegenliest, kann helfen, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind.
Angebot schreiben als Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmer:innen gelten beim Schreiben eines Angebots im Wesentlichen dieselben Regeln wie für alle anderen Geschäftsleute. Dennoch gibt es einen wichtigen Unterschied, wenn Sie als Kleinunternehmer:in die Kleinunternehmerregelung nutzen und dadurch von der Umsatzsteuer befreit sind. Das bedeutet, dass Sie in Ihrem Angebot keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Es reicht daher, wenn Sie in Ihrem Angebot lediglich die Nettopreise angeben und einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung geben.
Beispiel für Hinweis auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung:
„Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuer berechnet.“
Wie formulieren Sie ein Angebot?
Wie Sie ein Angebot konkret formulieren, ist natürlich immer auch eine persönliche Sache. Zur Orientierung können Sie sich unsere kostenlose und anpassbare Angebot Vorlage herunterladen.
Außerdem haben wir im Folgenden 10 Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen das Schreiben eines Angebots erleichtern:
- Klarheit und Übersichtlichkeit: Das Angebot sollte gut strukturiert und leicht verständlich sein. Alle Informationen, von der Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung bis hin zu den Preisen und Lieferbedingungen, sollten klar und deutlich dargestellt werden.
- Korrektheit der Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle Informationen im Angebot korrekt und aktuell sind. Unstimmigkeiten oder Fehler können zu Missverständnissen führen und dafür sorgen, dass Kund:innen das Vertrauen in Sie verlieren und zur Konkurrenz abwandern.
- Korrekturlesen: Lassen Sie das Angebot vor dem Versenden von einer zweiten Person gegenlesen.
- Professionelles Erscheinungsbild: Das Angebot sollte ein ansprechendes Layout haben und professionell gestaltet sein.
- Persönliche Anrede: Verwenden Sie statt einer allgemeinen Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ eine persönliche Anrede. Dies schafft eine direkte und persönliche Verbindung zu den Kund:innen.
- Individuelle Formulierung: Vermeiden Sie Fachjargon und formulieren Sie das Angebot in Ihren eigenen Worten. Beziehen Sie dabei auch die Sprache und Begriffe Ihrer Kund:innen mit ein.
- Kurz und präzise: Halten Sie das Angebot so kurz und präzise wie möglich.
- Anschreiben: Bei Bedarf können Sie ein separates Anschreiben erstellen, das die Vorteile für Ihre Kund:innen hervorhebt und das Angebot ergänzt.
- Aufforderung zum Handeln: Beenden Sie Ihr Angebot mit einer sanften Aufforderung zur Kontaktaufnahme. Dies kann die Kund:innen dazu ermutigen, auf das Angebot zu reagieren.
- Nachfassen: Einige Tage nach dem Versand des Angebots kann es sinnvoll sein, nachzufragen, ob das Angebot den Erwartungen der Kund:innen entspricht und ob es noch offene Fragen gibt.
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