Rechnung schreiben:
So erstellen Sie Rechnungen korrekt

Wer ist verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben?

Jede:r Unternehmer:in, der:die Geschäfte mit Unternehmen bzw. juristischen Personen macht, ist verpflichtet eine Rechnung zu schreiben. Ein Gewerbe ist dabei keine Voraussetzung: Auch Freiberufler:innen müssen Rechnungen erstellen. Im Detail heißt das,

• Selbstständige,
• Freiberufler:innen,
• Kleinunternehmer:innen,
• Personen, die ein Kleingewerbe betreiben,
• Personen mit Nebengewerbe, Nebentätigkeit, Nebenerwerb sowie
• UGs, GmbHs, GbRs.

sind verpflichtet, Rechnungen zu stellen.

Rechnungen müssen auch gestellt werden

• bei Liebhaberei,
• nach Gewerbeabmeldung und
• nach Insolvenzeröffnung.

Bei Geschäften mit Privatpersonen besteht lediglich für steuerpflichtige Werkleistungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück die Verpflichtung eine Rechnung zu stellen. Grund dafür ist, dass handwerkliche und haushaltsnahe Dienstleistungen (bezogen auf den Lohnanteil) bei den Kund:innen als Sonderausgaben in der Einkommensteuer abzugsfähig sind.

Wann müssen Sie eine Rechnung stellen?

Die Frage, in welchem zeitlichen Rahmen eine Rechnung ausgestellt werden muss, beschäftigt Selbstständige und Unternehmer gleichermaßen. In Deutschland gilt eine Frist von 6 Monaten – die Rechnung muss demnach innerhalb von 6 Monaten nach vollständiger Leistungserbringung gestellt werden. Dies ist in § 14 UStG geregelt. Wird diese Frist überschritten, begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit und ein Bußgeld droht.

Hinweis: Diese Regelung gilt nicht für steuerfreie Rechnungen.

Denken Sie daran, dass es in Ihrem Interesse liegt, die Rechnung so schnell wie möglich zu schreiben, damit der ausstehende Betrag beglichen werden kann.

Rechnung rückwirkend schreiben

Manchmal kommt es vor, dass das Ausstellen einer Rechnung untergeht. Sind die 6 Monate überschritten, können Sie auch rückwirkend eine Rechnung ausstellen. Eine rückwirkende Rechnung können Sie ohne zeitliche Begrenzung stellen, Sie müssen nur bedenken, dass für Forderungen eine Verjährungsfrist von 3 Jahren gilt.

Beachten Sie: Allerdings erlischt die Zahlungspflicht für den:die Leistungsempfänger:in nicht automatisch nach 3 Jahren. Der:die Schuldner:in muss eine sogenannte Einrede der Verjährung geltend machen, sprich: eine Erklärung abgeben, dass die Zahlung aufgrund von Verjährung (unter Berufung auf § 214 BGB) nicht mehr geleistet wird.

Muss eine Rechnung unterschrieben sein?

Rechnungen müssen nicht unterschrieben sein. Aber: Das gilt nicht für Rechnungen von Steuerberater:innen und Rechtsanwält:innen. Diese müssen unterschrieben sein.

Auch wenn es keine Pflicht zur Unterschrift für Rechnungen gibt, kann eine Unterschrift sinnvoll sein. Denn nur mit einer Unterschrift gilt sie als rechtsgültiges Dokument – wenn beide Parteien unterschrieben und damit bestätigt haben, dass sie das Dokument gelesen und verstanden haben. Der:die Leistungsempfänger:in verpflichtet sich damit zur Zahlung und es erleichtert Ihnen das Mahnwesen – das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie in Vorleistung gehen.

In der Regel sind Rechnungen ohne Unterschrift aber unproblematisch und werden von dem:der Leistungsempfänger:in beglichen.

Rechnung mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen
Für Produkte oder Dienstleistungen berechnen Sie Mehrwertsteuer, die auf der Rechnung ausgewiesen sein muss. Je nachdem, um welches Produkt oder welche Dienstleistung es sich handelt, unterscheidet sich der Steuersatz. Der reguläre Steuersatz beträgt in Deutschland 19 %, der ermäßigte 7 % (z. B. für Bücher oder Lebensmittel). Auf der Rechnung müssen unterschiedliche Steuersätze separat ausgewiesen werden.

Hinweis: Kleinunternehmer:innen müssen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen.

Differenzbesteuerung für bestimmte Waren und Güter
Die Differenzbesteuerung wird für Wiederverkäufe angewendet. Typischerweise fallen hierunter z. B.:

• Antiquitäten,
• Kunstgegenstände oder
• Gebrauchtwagen.

Hinweis: Edelsteine und Edelmetalle sind von der Differenzbesteuerung ausgenommen.

Damit die Differenzbesteuerung Anwendung findet, müssen Sie

• als Wiederverkäufer:in gelten,
• von einer Privatperson oder Kleinunternehmer:in kaufen (also ohne Vorsteuerabzug),
• die Ware im Inland oder EU-Ausland erwerben,
• die Ware für Ihre geschäftliche Tätigkeit kaufen.

Die Differenzbesteuerung sorgt dafür, dass auf eine Ware nicht mehrmals Mehrwertsteuer anfällt. Folgende Angaben müssen deshalb zu den Pflichtangaben mit auf die Rechnung:

• Verkaufs- und Einkaufspreis der Ware,
• Marge der Ware (falls nicht die Gesamtdifferenz angewandt wird),
• Bemessungsgrundlage (für die Differenzbesteuerung),
• Hinweis auf die Sonderregelung für die entsprechende Ware.

Achtung: Fallen für den:die Käufer:in Versandkosten an, müssen Sie eine zweite Rechnung nur mit den Kosten für den Versand ausstellen, da diese nicht unter die Differenzbesteuerung fallen.

Ihr:e Käufer:in spart durch die Differenzbesteuerung Kosten: Er:sie muss nur auf den Differenzbetrag von Einkaufs- und Verkaufspreis Umsatzsteuer zahlen.

Elektronische Rechnung schreiben

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie in der Lage sein, eineelektronische Rechnung zumindest zu empfangen. In der Folge wird auch die Erstellung und Versendung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Daher ist es sinnvoll, sich bereits frühzeitig mit dem Thema eRechnung zu beschäftigen.

Möchten Sie Ihre Rechnung elektronisch versenden, achten Sie auf das Format: Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD und EDI (Electronic Data Interchange) erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die XRechnung gilt als Standardformat in Deutschland.

Außerdem wichtig: Seit 2020 dürfen Bundesbehörden Rechnungen nur noch in elektronischer Form annehmen. Nehmen Sie Aufträge von öffentlichen Behörden an, müssen Sie die Rechnung elektronisch stellen.

Was passiert, wenn Sie beim Rechnungen schreiben einen Fehler gemacht haben?

Die meisten denken bei einer falsch ausgestellten Rechnung an einen falschen Rechnungsbetrag. Aber das ist nur eine Möglichkeit: Schon mit einer vergessenen Pflichtangabe gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß. Akzeptiert das Finanzamt die Rechnung aufgrund eines Fehlers nicht, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Um den Vorsteuerabzug zu sichern, hilft in einem solchen Fall nur eine Storno- bzw. Korrekturrechnung.

Haben Sie die Rechnung erst geschrieben und noch nicht verschickt, müssen Sie den Fehler in einer Korrekturrechnung anpassen. Hat der:die Leistungsempfänger:in die Rechnung schon bezahlt, müssen Sie hingegen eine Stornorechnung erstellen.

Rechnung schreiben ohne Steuernummer

Eine Rechnung ohne Steuernummer zu schreiben, ist nur in Ausnahmefällen möglich. Sie müssen dafür entweder als Privatperson eine Rechnung schreiben (Privatrechnung) oder Sie schreiben eine Kleinbetragsrechnung. Bei dieser Art von Rechnung gehört die Steuernummer nicht zu den Pflichtangaben. Für alle anderen Rechnungen gilt: Die Steuernummer muss vorhanden und auf der Rechnung ausgewiesen sein.

Rechnung vor der Gewerbeanmeldung ausstellen

Machen Sie Umsätze, bevor Sie Ihr Gewerbe angemeldet haben, ändert es nichts daran, dass Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen: Sie müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Allerdings sind Sie dazu verpflichtet, Ihr Gewerbe anzumelden – erst dann dürfen Sie verkaufen. Melden Sie daher Ihr Gewerbe an, bevor Sie Umsätze erzielen und damit auch Rechnungen ausstellen müssen.

Wichtig: Bei der Gewerbeanmeldung, sind Sie nicht verpflichtet, Angaben über bereits erzielte Einnahmen zu machen. Es ist also häufig nicht tragisch, wenn Sie bereits Einnahmen ohne Gewerbeschein erzielt haben. Sollte allerdings herauskommen, dass Sie bereits Umsätze generiert haben, bevor das Gewerbe angemeldet war, droht ein Bußgeld. Wenn es sich nur um zwei oder drei Wochen handelt, wird es nicht schwer ins Gewicht fallen. Liegen allerdings Monate zwischen den erzielten Umsätzen und der Gewerbeanmeldung, wird der:die Sachbearbeiter:in beim Finanzamt vermutlich weniger kulant sein.

Rechnungen ins Ausland stellen

Neben den Pflichtangaben gibt es noch weitere Angaben, die Sie bei einer Rechnung ins EU-Ausland oder in sogenannte Drittländer machen müssen.

Rechnung ins Ausland schreiben

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen?

Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 14 b Abs. 1 Satz 1 UStG). Diese Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Sind die Unterlagen allerdings für Steuern wichtig, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, kann die Aufbewahrungsfrist in Einzelfällen auch länger als 10 Jahre sein. Während des Aufbewahrungszeitraums müssen die Rechnungen § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG entsprechen – Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und der Unveränderbarkeit des Inhalts sowie Lesbarkeit.

Spezialfälle beim Rechnung schreiben

• Kleinbetragsrechnung
• Akontorechnung, Abschlagszahlung
• Wiederkehrende Rechnungen
• Sammelrechnung (kumulierte Rechnung)
• Proformarechnung
• Quittung
• Kassenzettel
• Provisionsabrechnung
• Honorarrechnung